Fragen und Antworten

FAQ für Junge Menschen

Wer kann sich bewerben?

Du kannst dich bereits mit 17 Jahren für das Europäische Solidaritätskorps melden – teilnehmen kannst du allerdings erst, wenn du volljährig bist. Die Altersgrenze liegt bei 30 Jahren zu Beginn deines Einsatzes.

Du musst außerdem deinen rechtmäßigen Wohnsitz in einem EU-Mitgliedstaat oder einem der folgenden Partnerländer haben:

  • Republik Nordmazedonien und Türkei
  • Liechtenstein, Island und Norwegen
  • Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Serbien
  • Armenien, Aserbaidschan, Belarus, Georgien, Republik Moldau, Ukraine
  • Algerien, Ägypten, Israel, Jordanien, Libanon, Libyen, Marokko, Palästina, Syrien, Tunesien
  • Russische Föderation
 

Wie kann ich am Europäischen Solidaritätskorps teilnehmen?

Wenn du dich für das Europäische Solidaritätskorps interessierst und alles darüber wissen möchtest, dann kannst du dich auf dem Europäischen Jugendportal ausführlich informieren und in der Datenbank des Europäischen Solidaritätskorps registrieren. Du hast dann die Möglichkeit, selber ein Projekt, das dich interessiert, zu finden und  Kontakt aufzunehmen. Du kannst aber auch von Organisationen, die sich für dich aufgrund deines angegebenen Profils interessieren, gefunden und angeschrieben werden.

Den Link zur Datenbank findest du hier: https://europa.eu/youth/solidarity_de

Weitere Informationen zur Registrierung findest du in der Übersicht.

Besteht Kindergeldanspruch im Europäischen Solidaritätskorps?

Ja, es besteht der Anspruch auf Kindergeld.

Neben den nationalen Freiwilligendiensten wie FSJ, FÖJ, BFD, weltwärts, IJFD etc. ist auch der Freiwilligendienst im Europäischen Solidaritätskorps (ESK) im Bundeskindergeldgesetz verankert (§2 BKGG). Somit haben auch Jugendliche, die ihren Freiwilligendienst im Rahmen des ESK absolvieren, Anspruch auf Kindergeld,sofern sie. Musterbestätigungen für die Familienkasse können auf unserer Website heruntergeladen und von den Aufnahmeorganisationen ausgefüllt werden https://www.solidaritaetskorps.de/service/dokumentencenter/#kategorie_2-3.

Bekomme ich ein Zertifikat für meine Teilnahme?

Ja, jeder Freiwillige, der den Freiwilligendienst im ESK abgeschlossen hat, bekommt ein Zertifikat.

Achtung: Um ein Zertifikat zu erhalten, musst du dich vor deinem Freiwilligendienst im ESK-Portal registriert haben und über das PASS-Tool mit einer Organisation "gematched" worden sein.

Wir möchten als informelle Gruppe ein eigenes Projekt durchführen. Was ist der Unterschied zwischen den beiden Formaten "Solidaritätsprojekte" im Europäischen Solidaritätskorps und "Jugendpartizipationsprojekte" in Erasmus+ Jugend?

Beide Projektformen bieten euch die Möglichkeit, eure eigenen Ideen umzusetzen und euch gesellschaftlich zu engagieren. Je nachdem, welcher Altersgruppe ihr angehört, welchen thematischen Schwerpunkt eure Projektidee hat und welche Kosten in eurem Projekt anfallen, passt das eine oder andere Format besser.

Mit einem Solidaritätsprojekt geht ihr als Gruppe europäische Fragen in eurer lokalen Umgebung an und tragt zu einem positiven Wandel in eurer Nachbarschaft bei. Das mögliche Themenspektrum ist weit, sei es im Umweltschutz, Flüchtlingshilfe, Jugendarbeit, generationenübergreifender Dialog usw. Ein Solidaritätsprojekt kann zwischen zwei und zwölf Monaten dauern und ihr müsst zwischen 18 und 30 Jahre alt sein.

Jugendpartizipationsprojekte sind längerfristige Initiativen auf nationaler oder grenzüberschreitender Ebene. Im Mittelpunkt steht eure Beteiligung am demokratischen Leben als junge Europäerinnen und Europäer. Euer Projekt sollte einen Beitrag zur Umsetzung der Europäischen Jugendziele liefern. Die Dauer beträgt drei bis 24 Monate und ihr könnt ein Jugendpartizipationsprojekt durchführen, wenn ihr zwischen 13 und 30 Jahre alt seid.

Falls ihr euch unsicher seid, welches Format am besten zu eurer Projektidee passt, wendet euch gerne telefonisch oder per E-Mail an uns!

FAQ für Organisationen: Krieg in der Ukraine

Wie können wir unseren Freiwilligen aus der Ukraine nach Beendigung ihres Freiwilligendienstes im Europäischen Solidaritätskorps eine Perspektive in Deutschland bieten?

Junge Menschen aus der Ukraine, die bereits an einem individuellen Freiwilligendienst im Europäischen Solidaritätskorps teilgenommen haben, können einen zweiten individuellen Freiwilligendienst im ESK durchführen. Beide Dienste zusammen können maximal eine Höchstdauer von insgesamt 14 Monaten umfassen.

Um den Versicherungsschutz über die CIGNA zur erhalten, werden sie für ihren zweiten Freiwilligendienst als neue*r Freiwillige*r angemeldet. Es kommen aber auch andere Alternativen in Betracht, wie z.B. die Möglichkeit nach einem ESK-Freiwilligendienst einen nationalen Freiwilligendienst (BFD/FSJ/FÖJ) in Deutschland zu absolvieren. Die verschiedenen Dienstformate sind kombinierbar.

Weiterführende Informationen zu den nationalen Freiwilligendienstprogrammen finden Sie auf dieser Seite: https://www.jugendfreiwilligendienste.de/. Eine übergreifende Stellenbörse finden Sie unter https://www.freiwillig-ja.de/.

Darüber hinaus bietet Eurodesk einen Überblick über weitere Möglichkeiten und die jeweils zuständigen Stellen: https://www.rausvonzuhaus.de/come-to-germany

FAQ für Organisationen: Qualitätssiegel

Ich habe ein Qualitätssiegel aus der Programmlaufzeit 2018-2020. Was muss ich tun?

Organisationen mit einem Qualitätssiegel aus der Programmlaufzeit 2018-2020 können automatisch als Partnerorganisationen am neuen Programm teilnehmen. Die Gültigkeit der bisherigen Qualitätssiegel wird auf die komplette neue Programmlaufzeit verlängert. Wer selbst Fördermittel beantragen möchte, muss eine Erweiterung des vorhandenen Qualitätssiegels, d.h. ein Qualitätssiegel als projektleitende Organisation beantragen.

Ich habe eine Akkreditierung aus Erasmus+ (KA110) – Was muss ich tun?

Die Gültigkeit der Akkreditierung aus Erasmus+ endete am 31. Dezember 2021. Organisationen mit dieser ausgelaufenen Akkreditierung müssen das Qualitätssiegel beantragen, um weiterhin am ESK-Programm teilnehmen zu können.

FAQ für Organisationen: Registrierungsnummer OID

Wie funktioniert die Registrierung?

Um Projekte im Europäischen Solidaritätskorps beantragen zu können, benötigt jede Organisation,
Institution und Gruppe junger Menschen eine individuelle Registrierungsnummer, die sogenannte OID (Organisation Identifier). Diese Nummer ist in allen Antragsformularen anzugeben. Über die Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps können Sie Ihre OID beantragen.

Nähere Informationen zum Ablauf finden Sie in der Checkliste Registrierung (170,57 kB, pdf).

Wie kann ich meine Organisationsdaten einsehen und ändern?

Öffnen Sie die Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps. Loggen Sie sich mit Ihrem EU-Login an und öffnen Sie in der linken Menüleiste den Reiter “Organisations”. Unter “My Organisations” erscheint eine Liste mit Organisationen, auf die Sie Zugriff haben.

Klicken Sie die gewünschte OID an, um die Eingabemaske mit Ihren Daten zu öffnen. Wenn Sie Änderungen vornehmen, nutzen Sie bitte zum Speichern den Button “Update” oben rechts auf der Seite.

Ich kann meine Organisationsdaten nicht sehen. Was kann ich tun?

Um Ihre Organisationsdaten aufzurufen, benötigen Sie für den EU-Login auf der Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Registrierung verwendet haben. Sollten Sie keinen Zugriff mehr auf diese E-Mail-Adresse haben, wenden Sie sich bitte an die für Ihr Bundesland zuständige Kontaktperson bei JUGEND für Europa.

Um das Problem zu vermeiden, empfiehlt es sich, bei der Registrierung eine allgemeine Büroadresse zu verwenden und außerdem weitere Personen als "User" anzulegen, die mit ihren E-Mail-Adressen ebenfalls Zugriff auf Ihre Organisationsdaten haben.

FAQ für Organisationen: Qualitätssiegelantrag

Ich habe hohe Inklusionskosten. Was kann ich tun?

Für verstärktes Mentoring von jungen Menschen mit geringeren Chancen, also z.B. einen erhöhten Betreuungsaufwand, verstärkte sprachliche Unterstützung etc., kann die Inklusionspauschale in Anspruch genommen werden (s. „Wie kann ich die Inklusionspauschale beantragen?“).

Wenn die Inklusionspauschale nicht ausreicht, um die Kosten für verstärktes Mentoring zu decken, können Sie auf die Pauschale verzichten und stattdessen den von Ihnen kalkulierten Betrag als außergewöhnliche Inklusionskosten für verstärktes Mentoring (“exceptional costs to support the participation of young people with fewer opportunities”) angeben. Voraussetzung ist, dass die reguläre Pauschale weniger als 80% der erwarteten Kosten deckt.

Für weitere inklusionsbezogene Kosten wie Anpassungen und Investitionen im materiellen Bereich können zusätzlich außergewöhnliche Kosten abgerechnet werden – hiervon bleibt die Pauschale für verstärktes Mentoring unberührt.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese müssen im Fall von außergewöhnlichen Kosten bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden. Wenn Sie außergewöhnliche Inklusionskosten beantragen möchten, erläutern Sie im Antragsformular bitte, für welchen Zweck die Gelder geplant sind und wie Sie deren Höhe kalkulieren (zum Beispiel durch Angabe der Stundenzahl, des Stundensatzes und des Landes, in dem die Aktivität stattfindet). Für die Abrechnung der Inklusionspauschale erläutern Sie bitte im Schlussverwendungsnachweis, wie das verstärkte Mentoring ausgestaltet wurde.

Wie kann ich die Inklusionspauschale beantragen?

Bei der Inklusionspauschale handelt es sich um eine Tagespauschale, die Sie nicht separat beantragen müssen. Sie wird automatisch in die beantragte Förderung mit einberechnet und richtet sich nach der von Ihnen eingetragenen Aktivitätsdauer.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung die Pauschale nur dann abgerechnet werden kann, wenn es tatsächlich einen entsprechenden Bedarf gab.

Bei Projekten aus dem Jahr 2021 wird die Inklusionspauschale mit einem Durchschnittswert für 50% der Teilnehmenden kalkuliert. Wenn mehr als 50 Prozent Ihrer Freiwilligen junge Menschen mit geringeren Chancen sind, können Sie die Inklusionspauschale für weitere Freiwillige nachbeantragen.

Bei Projekten ab dem Jahr 2022 wird die Inklusionspauschale gemäß der im Antrag angegebenen Zahl an Freiwilligen mit geringeren Chancen kalkuliert. Wenn Sie während der Projektdurchführung mehr junge Menschen mit geringeren Chancen einbeziehen als ursprünglich beantragt, können Sie die Inklusionspauschale für weitere Freiwillige nachbeantragen.

Falls Sie feststellen, dass die reguläre Inklusionspauschale aufgrund des erhöhten Betreuungsbedarfs (verstärktes Mentoring) nicht ausreicht, können Sie zum Zeitpunkt der Antragstellung bzw. während des Projektes Unterstützung für außergewöhnliche Kosten für verstärktes Mentoring anstelle der Pauschale beantragen (s. auch „Ich habe hohe Kosten …).

Beziehen sich die Planzahlen im Maßnahmenplan nur auf eigene Aufnahmeprojekte oder auf alle Aktivitäten, die in der projektleitenden Rolle koordiniert werden?

Im Maßnahmenplan sollen alle Aktivitäten angegeben werden, für die eine projektleitende Organisation Budget beantragen möchte. Dies umfasst sowohl die eigenen Projekte als auch Projekte, die koordiniert und von Partnern durchgeführt werden.

Kann der Maßnahmenplan zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden?

Ja, das ist möglich. Im Fall von signifikanten Änderungen der Planzahlen, Ziele oder Strategie einer projektleitenden Organisation ist ein Update des Qualitätssiegels während der Programmlaufzeit möglich. Auch weitere Aktivitätstypen können zu einem späteren Zeitpunkt beantragt werden. Hierfür muss kein neuer Qualitätssiegelantrag eingereicht werden, die Änderungen müssen jedoch formal von der Nationalen Agentur bewilligt werden.

Wie viele Jahre muss der Maßnahmenplan mindestens umfassen?

Wir empfehlen, einen Maßnahmenplan für sieben Jahre einzureichen, da das Qualitätssiegel dann für die volle Programmlaufzeit erteilt werden kann. Es kann auch ein Maßnahmenplan für eine kürzere Zeitspanne eingereicht werden mit einer Mindestdauer von drei Jahren, wobei sich die Laufzeit des Qualitätssiegels entsprechend verkürzt.

Mindestens einmal während der Programmlaufzeit, voraussichtlich nach drei Jahren, erfolgt eine Aufforderung durch die Nationale Agentur, den Maßnahmenplan zu aktualisieren.

Auf welchen Zeitraum beziehen sich die im Maßnahmenplan anzugebenen Aktivitäten?

Die Maßnahmen beziehen sich auf den Budgetantrag des entsprechenden Jahres, der eine Projektlaufzeit von bis zu 24 Monaten haben kann.

Entspricht ein Jahr im Maßnahmenplan einem Kalenderjahr?

Nein. Es handelt sich nicht um ein Kalenderjahr, sondern um das jeweilige Förderjahr, das bis zu 24 Monate umfassen kann und innerhalb des im Programmhandbuch vorgegebenen Zeitraums starten muss. (Beispiel Runde 1, 2022: Startdatum zwischen 01.06.2022 und 31.12.2022).

Ein Jahr im Maßnahmenplan entspricht somit genau einer Projektlaufzeit, wobei Jahr 1 das erste Förderjahr ist, für das Sie Budget beantragen, Jahr 2 das zweite Förderjahr, etc.

Was ist unter einer Standardaktivität zu verstehen?

Eine Standardaktivität beschreibt das komplette Aufgabenpaket, das Freiwillige in einer Aufnahmeorganisation typischerweise umsetzen. Es können in einer Aufnahmeeinrichtung verschiedene Standardaktivitäten umgesetzt werden (z.B. Freiwilligendienst in der Umweltbildung, Freiwilligendienst im Waldkindergarten und Freiwilligenteam-Einsatz zur Bach-Renaturierung). Zugleich kann eine Standardaktivität in verschiedenen Locations umgesetzt werden (z.B. Freiwilligendienst im Waldkindergarten an verschiedenen Standorten).

Müssen Aktivitäten in anderen Aufnahmeeinrichtungen, die von der projektleitenden Organisation koordiniert werden, als Standardaktivitäten angegeben werden?

Nein. Die Frage nach Standardaktivitäten muss nur für Aufnahmeprojekte in der eigenen Einrichtung (ggf. inkl. Locations) beantwortet werden. Im Fall von Entsendungen oder Aufnahmen bei koordinierten Partnerorganisationen werden die Standardaktivitäten in den jeweiligen Partner-Qualitätssiegeln der aufnehmenden Organisationen beschrieben. Ausnahme bildet die Koordinierung von Freiwilligenteams, für die eine Standardaktivität angelegt werden muss.

Können mehrere Programmformate in einem ESC50 Antrag angegeben werden?

Ja, es wird immer nur ein Qualitätssiegel-Antrag gestellt. Wenn sowohl individuelle Freiwilligendienste als auch Freiwilligenteams beantragt werden, müssen für beide Formate separate Standardaktivitäten angegeben werden.

Was ist bei den Fragen zu Standardaktivitäten mit dem „do no harm“-Prinizip gemeint?

Das "do no harm"-Prinzip ist in Teil A des Programmhandbuches erwähnt. Es nimmt Bezug auf Maßnahmen zur Prävention vor negativen, nicht intendierten Effekten von Projekten. Sowohl der Aspekt "security and safety" bei den Freiwilligen selbst kann hier herangezogen werden, als auch die unbeabsichtigten Nebenwirkungen des Freiwilligenprojektes auf dessen Zielgruppe und Gesellschaft.

Wie viele “Objectives” sollten definiert werden?

Im Antragsformular können maximal drei Hauptziele definiert werden. Weitere Ziele und Zwischenziele, die Teil der langfristigen Strategie sind, können unter der vorherigen Frage “please describe your longer-term objectives” beschrieben werden. Einer Standardaktivität können 1-3 Hauptziele (Objectives) zugeordnet werden.

Wie ist die Frage nach den langfristigen Zielen zu verstehen?

Es soll beschrieben werden, welche konkreten Ziele mit der Umsetzung von Projekten im Europäischen Solidaritätskorps verfolgt werden, welchen Beitrag diese zu den übergeordneten Organisationszielen leisten und welche Verbindung zu den Programmprioritäten im Europäischen Solidaritätskorps besteht. Als Grundlage hierfür sollten die identifizierten gesellschaftlichen Bedarfe und Herausforderungen in den Blick genommen werden.

Wichtig ist, dass die Ziele realistisch geplant werden und die Durchführung der geplanten Aktivitäten zur Zielerreichung beiträgt. Die Ziele sollten so konkret und messbar wie möglich beschrieben und Indikatoren zur Zielerreichung festgelegt werden.

Wie ist die Frage "How will you handle risk assessment and management?" zu verstehen?

Es geht darum, wie Ihre Organisation mit vorhersehbaren und unvorhersehbaren Krisen und Risiken im Kontext von Freiwilligendiensten umgeht und welche Schritte Ihre Organisation zur Vermeidung eben dieser unternimmt.

Kann das Qualitätssiegel als projektleitende Organisation sowohl für die Rolle als aufnehmende, als auch als koordinierende und entsendende Organisation beantragt werden?

Ja, das ist möglich. Im Sinne einer gleichberechtigten Partnerschaft sollten Entsendungen in Programmländer aber in aller Regel von der Aufnahmeorganisation bei der dort zuständigen Nationalen Agentur beantragt werden.

Wir haben Interesse an der Entsendung von Freiwilligen, aber noch keine konkreten Pläne. Können wir bereits das Qualitätssiegel als projektleitende Organisation stellen?

Im Antragsformular wird die Ausarbeitung eines Strategieplans erwartet. Daher sollte der Antrag auf ein Qualitätssiegel als projektleitende Organisation erst dann gestellt werden, wenn es konkrete Pläne gibt. Entsendungen in Programmländer sollten aber in aller Regel von der Aufnahmeorganisation beantragt werden.

FAQ für Organisationen: Budgetantrag

Kann ich Freiwilligendienste und Freiwilligenteams in einem Formular beantragen?

Das Antragsformular für Freiwilligentätigkeiten (ESC51-VTJ) ist sowohl für die Beantragung von Freiwilligendiensten als auch Freiwilligenteams ausgerichtet. Pro Antragsrunde und pro Jahr kann nur ein Budgetantrag eingereicht werden.

Kann ich die bewilligten Tage flexibel auf die Aktivitäten verteilen?

Bei der bewilligten Tageszahl handelt es sich um einen Mittelwert, der bei der späteren Nutzung flexibel auf die geplanten Aktivitäten verteilt werden kann. Zum Beispiel kann eine auf sechs Monate angelegte Aktivität um einen Monat verlängert werden, wenn bei einer anderen Aktivität 30 Tage übriggeblieben sind. Bitte beachten Sie dabei immer die Regeln für die maximale und minimale Aktivitätsdauer aus dem Programmhandbuch.

Müssen alle Partner bei der Antragstellung bekannt sein?

Die beteiligten Partner müssen bei der Antragstellung noch nicht bekannt sein.

Wo beschreibe ich meine geplanten Aktivitäten?

Ihre Standardaktivitäten haben Sie bereits beim Qualitätssiegel beschrieben. Sie müssen diese Aktivitäten im Budgetantrag nicht noch einmal darlegen, sondern nur die gewünschte Anzahl an Aktivitäten benennen. Bitte achten Sie dabei auf den Maßnahmenplan aus Ihrem Qualitätssiegel.

Abschnitt zum "Quality Label": Was ist die OID?

Um Projekte im Europäischen Solidaritätskorps beantragen zu können, benötigt jede Organisation, Institution oder Gruppe junger Menschen einen Identifikationscode (OID). Dies ist ein neunstelliger Code, den Sie bei der einmaligen Anmeldung im Registrierungssystem ORS erhalten. Die OID ist Ihr elektronischer Schlüssel zu den Stammdaten Ihrer Einrichtung.

Link: Weitere Informationen zur Registrierung.

Abschnitt zum "Quality Label": Wenn ich meine OID eingebe, erscheint die Fehlermeldung “This accreditation code does not exist.” Was muss ich tun?

Wenn diese Meldung erscheint, verfügen Sie nicht über das erforderliche Qualitätssiegel für projektleitende Organisationen. Bitte wenden Sie sich an JUGEND für Europa, um Fragen zu Ihrer bestehenden Akkreditierung zu klären.

Abschnitt zum "Quality Label": Welche Projektlaufzeit kann ich angeben?

Die Projektlaufzeit umfasst den Zeitraum, der für die Umsetzung des gesamten Projektes vorgesehen ist. Sie beinhaltet sowohl die Aktivitätsdauer als auch den Zeitraum für die Vor- und Nachbereitung der Teilnehmenden.

Wenn der Freiwilligendienst zum Beispiel eine Laufzeit von zwölf Monaten haben soll, geben Sie bei der Projektlaufzeit mindestens 13 Monate an, damit Sie im Falle einer Förderung ausreichend Zeit für die Vor- und Nachbereitung haben. Die Projektlaufzeit ist frei wählbar, wobei die maximale Dauer 24 Monate beträgt.

Abschnitt zu Ihrer Organisation: Welche Rolle spielt der Legal Representative?

Es handelt sich hierbei um den rechtlichen Vertreter oder die rechtliche Vertreterin des Projektes. Diese Person ist für die Unterzeichnung aller relevanten Dokumente verantwortlich.

Bitte achten Sie darauf, dass nur Personen ausgewählt werden können, die innerhalb Ihrer Organisationen zeichnungsbefugt und berechtigt sind, Ihre Organisation rechtlich zu vertreten.

Wozu dient der Abschnitt “Objectives and Activity Plan”, wenn ich dort nichts eintragen muss?

Dieser Abschnitt muss nicht ausgefüllt werden. Sie sehen hier die in Ihrem Qualitätssiegel benannten Ziele sowie den Maßnahmenplan für mehrere Jahre. Bitte orientieren Sie sich an diesen Vorgaben, wenn Sie im nächsten Abschnitt die gewünschte Zahl an Aktivitäten und Freiwilligen eintragen. Abweichungen vom Maßnahmenplan können in den folgenden Jahren zu negativen Auswirkungen auf die Förderhöhe führen.

Abschnitt "Activites": Welche Aktivitäten muss ich angeben?

Bitte geben Sie alle geplanten Entsendungen und Aufnahmen an, die Sie im Antragsjahr beantragen möchten. Bitte orientieren Sie sich dabei unbedingt am Maßnahmenplan Ihres Qualitätssiegels. Abweichungen von den dortigen Planungen können negative Auswirkungen auf die Förderhöhe in den Folgejahren haben.

Abschnitt "Activites": Wie definiert sich eine Aktivität?

Eine Aktivität ist durch denselben Ort, denselben Zeitraum und dasselbe Tätigkeitsspektrum definiert. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Freiwillige aufnehmen, die aber zu unterschiedlichen Zeiten einreisen, in verschiedenen Einsatzstellen untergebracht sind oder voneinander abweichende Aufgabenpakete erledigen, handelt es sich jeweils um eigene Aktivitäten.

Abschnitt "Activites": Was ist mit “Priority order” gemeint?

Wenn Sie mehrere Aktivtäten beantragen, können Sie priorisieren, welche der Aktivitäten bevorzugt gefördert werden sollen. Diese Angabe ist nur dann wichtig, wenn das Fördervolumen für die Antragsrunde überschritten wird und nicht alle geplanten Aktivitäten gefördert werden können.

Wenn ausreichend Fördermittel zur Verfügung stehen, spielt die von Ihnen angegebene Priorisierung keine Rolle. Wenn Sie nur eine Aktivität beantragen, spielt die Priorisierung ebenfalls keine Rolle. Sie können in diesem Fall immer gerne Priorität 1 eintragen.

Abschnitt "Activites": Was sind In-Country Aktivitäten?

Der Begriff In-Country Aktivität bezeichnet einen inländischen Freiwilligendienst mit inländischen Teilnehmenden. Dieses Format kann in anderen europäischen Ländern beantragt werden, in Deutschland aber nicht, da es in Deutschland eine Vielzahl von Angeboten für inländische Freiwilligendienste gibt. Bitte tragen Sie daher bei der Frage nach den In-Country Aktivitäten immer eine 0 ein.

Abschnitt "Activites": Wie gebe ich Reisetage an?

Sie müssen im Antragsformular keine Reisetage angeben. In der Fördersumme werden bei Bewilligung automatisch zwei Reisetage mit einkalkuliert.

Abschnitt "Activites": Was heißt “Green Travel”?

Umweltfreundliches Reisen ist definiert als Reisen, bei dem emissionsarme Verkehrsmittel für den größten Teil der Reise genutzt werden, wie z. B. Bus, Zug oder Carsharing. Hierfür erhöht sich die Reisekostenpauschale und es können bei Bedarf bis zu vier zusätzliche Reisetage abgerechnet werden.

Abschnitt "Activites": Was ist ein Preparatory Visit?

Beim Preparatory Visit handelt es sich um einen vorbereitenden Planungsbesuch am Ort der Freiwilligentätigkeit vor Beginn der Aktivität. Der Besuch dient dazu, Vertrauen aufzubauen, eine solide Partnerschaft zwischen den Organisationen und den beteiligten Personen zu ermöglichen und die Qualität der Aktivität zu steigern. Voraussetzung ist, dass an der Aktivität junge Menschen mit geringeren Chancen teilnehmen oder dass die Aktivität einen starken Inklusionsbezug aufweist, der einen vorbereitenden Planungsbesuch notwendig macht.

Abschnitt "Prioritäten": Welche Prioritäten kann ich angeben?

Die Erläuterungen zu den aktuellen Prioritäten entnehmen Sie bitte dem Programmhandbuch. Eine kurze Zusammenfassung der Prioritäten finden Sie auch im Antragsformular unter “Activities”.

Bitte nehmen Sie die Auswahl der Prioritäten ernst und geben Sie realistisch diejenigen Prioritäten an, auf die bei der inhaltlichen Ausrichtung und Projektumsetzung Ihrer Aktivitäten gezielt Bezug genommen wird.

Abschnitt "Außergewöhnliche Kosten": Welche außergewöhnlichen Kosten kann ich beantragen?

Grundsätzlich können Sie drei Arten von außergewöhnlichen Kosten beantragen:

  • Visumskosten
  • erhöhte Reisekosten (nur wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht)
  • erhöhte Inklusionskosten (nur wenn die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht)

Die Visumskosten umfassen alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Visumserteilung stehen. Erhöhte Reisekosten können beantragt werden, wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die zu erwartenden Reisekosten zu decken. Erhöhte Inklusionskosten können beantragt werden, wenn ein junger Mensch mit besonderem Unterstützungsbedarf teilnimmt und die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht, um die erwartbaren Inklusionskosten zu decken.

Abschnitt "Außergewöhnliche Kosten": Ich habe Visumskosten. Was kann ich tun?

Wenn für Ihre Teilnehmenden Visa ausgestellt werden müssen, können Sie die zu erwartenden Kosten im Budgetantrag als außergewöhnliche Kosten (“other exceptional costs”) angeben. Für die Prüfung benötigen wir die Anzahl der betreffenden Freiwilligen, eine Beschreibung der einzelnen Kostenpositionen sowie den gewünschten Betrag in Euro. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur die tatsächlich anfallenden Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden.

Abschnitt "Außergewöhnliche Kosten": Ich habe außergewöhnlich hohe Reisekosten. Was kann ich tun?

Wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die geplanten Reisekosten zu decken, können Sie auf die Pauschale verzichten und stattdessen den von Ihnen kalkulierten Betrag als außergewöhnliche Reisekosten (“exceptional costs for expensive travel”) angeben. Voraussetzung ist, dass die reguläre Pauschale weniger als 70% der erwarteten Kosten deckt.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur 80% der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden. Wenn Sie außergewöhnliche Reisekosten beantragen möchten, erläutern Sie im Antragsformular bitte, wie Sie deren Höhe kalkulieren und nennen uns dafür das Start- und Zielland, die Entfernung sowie die erwarteten Reisekosten.

FAQ für Organisationen: Projektplanung und Budgetmanagement

Wie funktioniert das "Matching" zwischen Organisationen und jungen Menschen?

Der erste Schritt ist die Kontaktaufnahme im PASS-Tool zwischen Organisation und Teilnehmenden. Beide Seiten können diesen ersten Schritt unternehmen. Als nächstes können die Organisation und Teilnehmende sich kennenlernen, Fragen klären und Einzelheiten zum Projekt besprechen. Nachdem dies erfolgt ist, kommt das eigentliche Matching. Das bedeutet, dass die Organisation ein Angebot an die*den angehenden Teilnehmer*in schickt, was diese*r annehmen oder ablehnen kann.

Nachdem die Teilnehme*innen ein Angebot einer Organisation akzeptiert haben - also gematched sind - erhalten sie Zugang zu weiteren Diensten der ESK-Datenbank, wie beispielsweise ein Online Training, Newsletter-Funktionen, eine mobile App zum Austausch von Erfahrungen mit anderen jungen Menschen und vieles mehr.

Eine weitere Funktion der Datenbank ist das Teilnahmezertifikat, das Organisationen ihren Freiwilligen zum erfolgreichen Abschluss ihres Freiwilligendienstes ausstellen.

Weitere Informationen zum PASS-Tool: https://europa.eu/youth/solidarity/technical-support-public

Woher bekomme ich ein VISA-Unterstützungsschreiben?

Falls Sie zur Beantragung eines Visums ein Unterstützungsschreiben benötigen, können Sie sich gerne an JUGEND für Europa wenden. Wir erstellen ein passendes Schreiben für Sie. Bitte lassen Sie uns dafür die folgenden Angaben zukommen: Projektnummer und Projekttitel, Adresse der Aufnahmeorganisation, voraussichtliche Dienstzeit der Freiwilligenaktivität, persönliche Angaben über den Freiwilligen (Vor- und Zuname, Geschlecht, Passnummer, Geburtsdatum, Geburtsland, Geburtsort) sowie die Adresse der Botschaft, an die das Schreiben gerichtet werden soll.

Wie kann ich Partnerorganisationen finden?

Eine Übersicht aller am ESK beteiligten Einsatzstellen und Entsendepartner finden Sie in unserer Datenbank der akkreditierten Organisationen. Darüber hinaus bietet Ihnen das Suchangebot OTLAS ein breites Angebot an Jugendbildungseinrichtungen.

Brauche ich einen Freiwilligenvertrag?

Junge Menschen, die im Rahmen des Europäischen Solidaritätskorps einen Freiwilligendienst leisten, müssen eine Teilnahmevereinbarung unterzeichnen. Die Vereinbarung dient dazu, die Aufgaben und Lernziele für den Freiwilligen zu formulieren, aber auch Rechte und Pflichten in Bezug auf die Versicherung und den finanziellen Beitrag durch das ESK zu bestimmen. Eine Vorlage für den Freiwilligenvertrag finden Sie in unserem Dokumentencenter.

Meine Reisekostenpauschale ist niedriger als der bewilligte Durchschnittswert. Darf ich das Budget auch anderweitig verwenden?

Wenn die tatsächliche Reisekostenpauschale unter dem Durchschnittswert liegt, können Sie das überschüssige Budget im Rahmen des Projektes anderweitig verwenden.

Meine Reisekostenpauschale ist höher als der bewilligte Durchschnittswert. Was kann ich tun?

Wenn die tatsächliche Reisekostenpauschale über dem Durchschnittswert liegt, müssen die Kosten aus anderen Budgetkategorien finanziert werden.

Meine Reisekostenpauschale ist niedriger als der bewilligte Durchschnittswert, weil wir den Zuschlag für umweltfreundliches Reisen (Green Travel) nicht nutzen. Darf ich das Budget auch anderweitig verwenden?

Wenn Sie den Zuschlag für umweltfreundliches Reisen nicht nutzen, können Sie das überschüssige Budget im Rahmen des Projektes anderweitig nutzen. Bitte beachten Sie aber, dass eine umweltschonende Anreise zu den Programmprioritäten gehört und eine Unterschreitung ihrer mit dem Budgetantrag erklärten Zielvorgaben negativ in Ihre "Past Performance" einfließt und Auswirkungen auf die Förderung zukünftiger Projekte haben kann.

Wir entsenden in Partnerländer, in denen niedrigere Tagessätze gelten und haben daher Fördergelder übrig. Dürfen wir diese für eine zusätzliche Aktivität verwenden?

Ja, sofern die zusätzliche Aktivität zum Erreichen Ihrer Ziele im Qualitätssiegelantrag beiträgt.

Kann ich zusätzliche Inklusionspauschalen (Inclusion Support) nachbeantragen, wenn mehr als 50% meiner Freiwilligen auf Inklusionsunterstützung angewiesen sind?

Bei Projekten aus dem Jahr 2021 ist in der Fördersumme die für Deutschland geltende Inklusionspauschale für die Hälfte der Teilnehmenden automatisch enthalten. Wenn mehr als 50% Ihrer Freiwilligen auf Inklusionsunterstützung angewiesen sind, und der Fehlbetrag nicht durch Umschichtung anderer Kostenpositionen gedeckt werden kann, können die fehlenden Inklusionspauschalen per E-Mail nachbeantragt werden. Bitte reichen Sie dafür eine Begründung und eine Kostenkalkulation ein.

Bei Projekten ab dem Jahr 2022 wird die Inklusionspauschale gemäß der im Antrag angegebenen Zahl an Freiwilligen mit geringeren Chancen kalkuliert. Wenn Sie während der Projektdurchführung mehr junge Menschen mit geringeren Chancen einbeziehen als ursprünglich beantragt, können Sie die Inklusionspauschale für weitere Freiwillige nachbeantragen. Bitte reichen Sie dafür eine Begründung und eine Kostenkalkulation ein.

Kann der in den Durchschnittskosten einberechnete Inclusion Support anderweitig verwendet werden, wenn keine Freiwilligen mit besonderem Unterstützungsbedarf eingebunden werden?

Ja, aber beachten Sie bitte, dass die Einbeziehung von jungen Menschen mit geringeren Chancen zu den Programmprioritäten gehört und eine Unterschreitung Ihrer mit dem Budgetantrag erklärten Zielsetzungen negativ in Ihre "Past Performance" einfließt und Auswirkungen auf die Förderung zukünftiger Projekte haben kann.

Wann und wie können außergewöhnliche Kosten nachträglich beantragt werden?

Bis zum zwölften Monat nach Projektbeginn können außergewöhnliche Kosten per E-Mail nachbeantragt werden. Bitte reichen Sie dafür eine Begründung des Mehrbedarfs und eine Kostenkalkulation ein.

Welche außergewöhnlichen Kosten können nachträglich beantragt werden?

Grundsätzlich können alle Arten von außergewöhnlichen Kosten nachträglich beantragt werden:

  • Kosten für Visa, ärztliche Bescheinigungen u.ä.
  • erhöhte Reisekosten (nur wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht)
  • erhöhte Inklusionskosten (nur wenn die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht)

Erhöhte Reisekosten können beantragt werden, wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht mindestens 70% der Reisekosten deckt. Die erhöhten Reisekosten werden auf Basis von Realkosten kalkuliert und obliegen einer Belegpflicht bei der Projektabrechnung. Wenn erhöhte Reisekosten bewilligt werden, kann die reguläre Pauschale nicht geltend gemacht werden.

Erhöhte Inklusionskosten ("exceptional costs for inclusion") können nachbeantragt werden, wenn ein junger Mensch mit besonderem Unterstützungsbedarf teilnimmt und die reguläre Inklusionspauschale nicht mindestens 80% der Kosten deckt. Die erhöhten Inklusionskosten werden auf Basis von Realkosten kalkuliert und obliegen einer Belegpflicht bei der Projektabrechnung. Wenn erhöhte Inklusionskosten bewilligt werden, kann die reguläre Pauschale nicht geltend gemacht werden.

Erhöhte Inklusionskosten ("exceptional costs for inclusion") können auch nachbeantragt werden, um Anpassungen oder Investitionen im materiellen Bereich zur Unterstützung junger Menschen mit geringeren Chancen zu tätigen. Die erhöhten Inklusionskosten werden auf Basis von Realkosten kalkuliert und obliegen einer Belegpflicht bei der Projektabrechnung. Wenn diese Art von erhöhten Inklusionskosten bewilligt werden, kann die reguläre Pauschale weiterhin geltend gemacht werden.

Wie können die 150 Euro für sprachliche Unterstützung beantragt werden, wenn OLS in einer Landessprache nicht verfügbar ist?

Die sprachliche Unterstützung ist aus dem bewilligten Budget zu finanzieren.

FAQ für Organisationen: PASS-Tool

Wer hat Zugang zum PASS-Tool?

Zugang zum PASS-Tool erhalten die Personen, die im Qualitätssiegel-Antrag als Kontaktperson beziehungsweise als rechtlicher Vertreter angegeben wurden. Bitte bedenken Sie, dass Sie sich nur mit der im Antrag angegebenen E-Mail-Adresse einloggen können.

Ich kann mich nicht einloggen. Was kann ich tun?

Achten Sie darauf, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse mit EU-Login verwenden. Zugang zum PASS-Tool haben die beiden Personen, die im Akkreditierungsantrag als Kontaktperson und rechtlicher Vertreter angegeben wurden.

Ich finde keine Freiwilligen. Was kann ich tun?

Das PASS-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Inserat zu erstellen, um Ihr Projekt auf der Plattform zu bewerben. Nutzen Sie hierfür die Schaltfläche „Manage Opportunities“ auf der Startseite und klicken Sie anschließend auf „Add Opportunity“. Nun können Sie Ihr Inserat ausfüllen. Die folgenden Angaben sind dafür nötig: Förderformat, Themenschwerpunkte, Projektname, Beschreibung, Aktivitätsdauer, Anforderungen an die Bewerber_innen, Kontaktdaten. Um das Inserat freizuschalten, stellen Sie am Ende bitte den Status von „draft“ auf „open“.

Woher stammt der Text in der Beschreibung meiner Organisation?

Der Text in der Beschreibung Ihrer Organisation stammt aus dem Qualitätssiegel-Antrag. Wenn Sie diesen Text ändern möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre/n zuständige/n AnsprechpartnerIn bei JUGEND für Europa.

Wie kann ich ein Teilnahmezertifikat erstellen?

Nach Abschluss des Projektes können Sie im PASS-Tool für die Teilnehmende oder den Teilnehmenden ein Teilnahmezertifikat erstellen. Nutzen Sie hierfür die Schaltfläche „Certificates“ auf der Startseite und klicken Sie dann auf „Generate Certificate“. In der nun erscheinenden Liste können Sie die Teilnehmende auswählen, dem Sie das Zertifikat ausstellen möchten. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Generate Certificate“ hinter dem Namen des Teilnehmenden. Es erscheint eine Vorschau, die Sie noch einmal anpassen können. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Zertifikat abschicken.

Bitte beachten Sie, dass das Zertifikat erst dann erstellt werden kann, wenn die/der Teilnehmende den Participant Report aus dem Mobility Tool+ ausgefüllt und zurückgeschickt hat. Sollte der Report nicht eingegangen sein, können Sie über Mobility Tool+ eine erneute Anfrage an den Teilnehmenden schicken.

FAQ für Organisationen: Projektdurchführung

Wie muss ich mein Projekt dokumentieren?

Zur Dokumentation Ihres Projektes sind drei von JUGEND für Europa zur Verfügung gestellte Formulare auszufüllen: die Teilnehmendenliste, die Taschengeldliste und der Wochenplan. Bitte bewahren Sie außerdem alle Nachweise über die ordnungsgemäße Verwendung der Finanzhilfe für eine Dauer von fünf Jahren auf. Dazu zählen Aufzeichnungen, Originalbelege, Statistiken sowie alle weiteren Finanzunterlagen. Die Formulare für das jeweilige Projektjahr finden Sie in unserem Dokumentencenter

Welche Sachbezugswerte sind zu beachten?

Wenn Sie Ihren Freiwilligen kein Essen zur Verfügung stellen, müssen Sie Essensgeld in Höhe der offiziellen Sachbezugswerte auszahlen. Die Freiwilligen erhalten jeweils die Sachbezugswerte aus dem Jahr, in dem der Freiwilligendienst begonnen hat. Bei einer laufenden Aktivität ist keine Anpassung der Werte am Beginn des neuen Jahres erforderlich.

Wie muss ich mein Projekt verwalten?

Die Verwaltung Ihres Projekts erfolgt über die webbasierte Datenbank Mobility Tool+. Darin sind alle Grunddaten zu Ihrem Projekt enthalten. Ihre Aufgabe als Zuwendungsempfänger besteht darin, die Daten zu vervollständigen und regelmäßig zu aktualisieren. Zu ergänzen sind Informationen über die beteiligten Organisationen, die geplanten Aktivitäten und die Teilnehmenden. Bitte beachten Sie, dass alle Veränderungen innerhalb des Projektes (zum Beispiel eine verkürzte Aktivitätsdauer oder ein Einsatzstellenwechsel) im Mobility Tool+ angegeben werden müssen.

FAQ für Organisationen: Mobility Tool+

Wer muss einen Teilnehmerbericht ausfüllen und wie geschieht dies?

Nach Ende der Aktivität werden die Teilnehmenden per E-Mail dazu aufgefordert, einen Fragebogen auszufüllen. Die Europäische Kommission möchte die erhobenen Daten nutzen, um das Programm ESK auszuwerten und zu verbessern. Die E-Mail mit einem Link zum Fragebogen wird nach Ende der Aktivität an die im Mobility Tool+ angegebene Adresse gesendet. Falls ein Teilnehmender die E-Mail nicht erhält, können Sie den Link zum Fragebogen erneut schicken. Rufen Sie dazu im Mobility Tool+ Ihr Projekt auf und klicken auf den Reiter „Mobilities“ (bis September 2018) beziehungsweise „Participations“ (ab Oktober 2018). Die E-Mail wird ein zweites Mal verschickt, wenn Sie im Bereich „Teilnehmerbericht“ die Option „Erneut senden“ auswählen. Die Teilnehmerberichte sind erforderlich, um Teilnahmezertifikate für die Freiwilligen im PASS-Tool auszustellen. Für den Abschlussbericht sind die Teilnehmerberichte nicht zwingend erforderlich.  

Wer hat Zugriff auf die Projekte? Kann eine andere Person auf die Projekte zugreifen?

Zugang zum Mobility Tool+ erhalten die Personen, die im Projektantrag als Kontaktperson und als rechtlicher Vertreter angegeben wurden. Die Kontaktperson erhält Schreibrechte, der rechtliche Vertreter erhält Leserechte. Gerne können Sie diese Voreinstellung im Mobility Tool+ unter dem Reiter „Contacts“ abändern. Dort können Sie auch weitere Personen hinzufügen, wenn Sie diesen Personen Zugriff auf Ihr Projekt gewähren möchten. 

Ich kann meine Projekte nicht sehen. Woran liegt das?

Achten Sie darauf, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse mit EU-Login verwenden. Zugang zum Mobility Tool+ erhalten die Personen, die im Projektantrag als Kontaktperson und als rechtlicher Vertreter angegeben wurden.

Welche Dokumente müssen beim Abschlussbericht eingereicht werden?

Wenn Sie Ihren Abschlussbericht abschicken möchten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Start Submission Process“. Nun werden Sie dazu aufgefordert, die ehrenwörtliche Erklärung (declaration of honour) sowie alle relevanten Anhänge anzufügen. Den Vordruck für die ehrenwörtliche Erklärung erhalten Sie an dieser Stelle automatisch als Download. Bitte laden Sie außerdem einen Wochenplan für jede Aktivität hoch. Wenn es auf Ihr Projekt zutrifft, laden Sie bitte die Belege für außergewöhnliche Kosten und die Belege für ergänzende Aktivitäten hoch. Eine Checkliste mit den allgemeinen Anforderungen an den Abschlussbericht erscheint automatisch, wenn Sie den Übermittlungsprozess starten.