Fragen und Antworten zu Projekten während der Corona-Krise

In der Corona-Pandemie erlebt die europäische Jugendarbeit eine Situation, auf die sich keiner hat vorbereiten können. Die Auswirkungen auf das Europäische Solidaritätskorps sind weitreichend. Träger, Organisationen und Teilnehmende am EU-Programm stehen vor vielen Fragen, ob, wie und wann ihre Projekte und europäischen Partnerschaften fortgeführt werden können.

JUGEND für Europa steht im ständigen Austausch mit der EU-Kommission und den anderen Nationalen Agenturen, um Probleme zu identifizieren und Lösungen anzubieten. Wir stellen Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen hier zusammen.

Hinweise für die Planung von Aktivitäten in Zeiten von COVID-19

Um zu vermeiden, dass geplante Aktivitäten aufgrund der aktuellen Lage nicht stattfinden können, gibt es im Rahmen des Programms verschiedene Handlungsmöglichkeiten, ohne dass höhere Gewalt vorliegen muss: Sie können das Startdatum der Projektlaufzeit verschieben, das Startdatum einzelner Aktivitäten verschieben, die Projektlaufzeit verlängern oder hybride beziehungsweise virtuelle Aktivitäten anbieten. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Erläuterungen:

Variante 1: Verschiebung des Startdatums der Projektlaufzeit


Bei Bedarf kann Ihre Projektlaufzeit innerhalb des im Programmhandbuch für die jeweilige Antragsrunde genannten Zeitfensters verschoben werden. Bitte wenden Sie sich rechtzeitig vor Beginn der ersten Aktivität an JUGEND für Europa, um die Verschiebung zu beantragen.

Variante 2: Verschiebung des Startdatums der Aktivität


Bei Bedarf können Sie Ihre geplante Aktivität auf einen späteren Zeitpunkt innerhalb der Projektlaufzeit verschieben. Hierzu ist keine Rückmeldung an JUGEND für Europa erforderlich. Sollte die Projektlaufzeit nicht ausreichen, können Sie bei Ihrer zuständigen Kontaktperson eine Verlängerung der Projektlaufzeit beantragen.

Variante 3: Verlängerung der Projektlaufzeit


Bei Bedarf können Projekte, die bis einschließlich der ersten Antragsrunde 2020 beantragt wurden, um zwölf Monate verlängert werden. Auch für später beantragte und bewilligte Projekte kann, solange die Corona-Pandemie andauert, mit entsprechender Begründung eine Verlängerung der Projektlaufzeit im Rahmen der üblichen Richtlinien beantragt werden.

Variante 4: Durchführung virtueller und hybrider Aktivitäten


Das Europäische Solidaritätskorps ist grundsätzlich ein Mobilitätsprogramm, in dessen Zentrum die reale Begegnung und das solidarische Arbeiten und Lernen in anderen Ländern stehen. Wir empfehlen daher, grundsätzlich zunächst die Möglichkeit einer Verschiebung oder Verlängerung des Projektzeitraums zu prüfen, bevor andere Lösungsmöglichkeiten ins Auge gefasst werden.

Da davon auszugehen ist, dass die Ausnahmesituation durch die Corona-Krise noch anhalten und die "normale" Durchführung von Projekten weiter erschweren wird, sind seit dem 24.06.2020 und bis auf Weiteres unter bestimmten Bedingungen auch ganz oder teilweise virtuelle Aktivitäten möglich, ohne dass höhere Gewalt vorliegen muss. Die Bedingungen dafür unterscheiden sich je nach Projekttyp, von denen wir die wichtigsten hier zusammengestellt haben:

Freiwilligendienste

  • Es ist möglich, virtuelle und physische Aktivität während des Freiwilligendienstes zu kombinieren. Zum Beispiel kann die Freiwilligenaktivität mit einer virtuellen Phase beginnen und anschließend im Aufnahmeland physisch fortgesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass die Präsenzphase vor Ort bei einem Freiwilligendienst mindestens 60 Tage am Stück dauern muss, bei einem Freiwilligenteam mindestens 2 Wochen. Die entsprechenden Regeln zur Mindestdauer finden Sie im Programmhandbuch.
  • Insgesamt darf die zulässige Höchstdauer für den Freiwilligendienst nicht überschritten werden, auch wenn virtuelle und physische Phasen miteinander kombiniert werden.
  • Sofern weiterhin eine Situation höherer Gewalt aufgrund der Corona-Pandemie besteht, kann die physische Aktivitätsphase verkürzt oder gestrichen und durch eine längere virtuelle Phase ersetzt werden. Virtuelle und physische Phasen müssen nicht direkt aufeinander folgen, sondern können mit einer zeitlichen Unterbrechung stattfinden.
  • Während der virtuellen Phase werden die Pauschalen für das Taschengeld und die Inklusionsunterstützung regulär weitergezahlt. Von den Aktivitätskosten erhält der Träger 35% des regulären Tagessatzes.
  • In begründeten Ausnahmefällen können außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Ausleihe von technischer Ausrüstung, beziehungsweise Dienstleistungen für die virtuelle Arbeit, bewilligt werden (in Höhe von 75% der nachgewiesenen Kosten), sofern dies für die Durchführung der virtuellen Tätigkeiten nachweislich erforderlich ist. Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Zusätzlich können außergewöhnliche Kosten bewilligt werden, um jungen Menschen mit geringeren Chancen die Teilnahme an virtuellen Arbeitsphasen zu ermöglichen (in Höhe von 100% der nachgewiesenen Kosten). Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Ein vorbereitender Planungsbesuch kann virtuell umgesetzt werden. In diesem Fall wird keine Förderung gewährt, die bewilligten Mittel können aber auf andere Aktivitäten oder in andere Budgetkategorien verschoben werden.
  • Der Online-Sprachkurs (OLS) steht den Teilnehmenden während der gesamten Freiwilligentätigkeit zur Verfügung, unabhängig davon, ob gerade eine virtuelle oder eine physische Phase durchgeführt wird. Dasselbe gilt für die Dokumentation der Lernergebnisse im Youthpass.

Arbeitsstellen & Praktika

  • Es ist möglich, virtuelle und physische Aktivität zu kombinieren. Zum Beispiel kann der Dienst mit einer virtuellen Phase beginnen und anschließend im Aufnahmeland physisch fortgesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass die Präsenzphase vor Ort bei Praktika mindestens 60 Tage am Stück dauern muss, bei Arbeitsstellen mindestens 90 Tage. Die entsprechenden Regeln zur Mindestdauer finden Sie im Programmhandbuch. Insgesamt darf die zulässige Höchstdauer für den Dienst nicht überschritten werden, auch wenn virtuelle und physische Phasen miteinander kombiniert werden.
  • Sofern weiterhin eine Situation höherer Gewalt aufgrund der Corona-Pandemie besteht, kann die physische Aktivitätsphase verkürzt oder gestrichen und durch eine längere virtuelle Phase ersetzt werden. Virtuelle und physische Phasen müssen nicht direkt aufeinander folgen, sondern können mit einer zeitlichen Unterbrechung stattfinden.
  • Während der virtuellen Phase werden die Pauschalen für die Aktivitätskosten und die Inklusionsunterstützung regulär weitergezahlt. Die Umzugsbeihilfe (relocation allowance) wird nur für die Dauer der Präsenzphase bezahlt.
  • In begründeten Ausnahmefällen können außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Ausleihe von technischer Ausrüstung, beziehungsweise Dienstleistungen für die virtuelle Arbeit, bewilligt werden (in Höhe von 75% der nachgewiesenen Kosten), sofern dies für die Durchführung der virtuellen Aktivitäten nachweislich erforderlich ist. Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Zusätzlich können außergewöhnliche Kosten bewilligt werden, um jungen Menschen mit geringeren Chancen die Teilnahme an virtuellen Arbeitsphasen zu ermöglichen (in Höhe von 100% der nachgewiesenen Kosten). Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Ein vorbereitender Planungsbesuch kann virtuell umgesetzt werden. In diesem Fall wird keine Förderung gewährt, die bewilligten Mittel können aber auf andere Aktivitäten oder in andere Budgetkategorien verschoben werden.
  • Der Online-Sprachkurs (OLS) steht den Teilnehmenden während der gesamten Tätigkeit zur Verfügung, unabhängig davon, ob gerade eine virtuelle oder eine physische Phase durchgeführt wird. Dasselbe gilt für die Dokumentation der Lernergebnisse im Youthpass.

Solidaritätsprojekte

  • In begründeten Ausnahmefällen können außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Ausleihe von technischer Ausrüstung, beziehungsweise Dienstleistungen für die virtuelle Arbeit, bewilligt werden (in Höhe von 75% der nachgewiesenen Kosten), sofern dies für die Durchführung der Aktivitäten nachweislich erforderlich ist. Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Es können außergewöhnliche Kosten bewilligt werden, um Gruppenmitgliedern mit geringeren Chancen die Teilnahme an virtuellen Arbeitsphasen zu ermöglichen (in Höhe von 100% der nachgewiesenen Kosten). Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.

Formale Schritte

  • Bitte setzen Sie sich unbedingt rechtzeitig mit Ihrer Kontaktperson bei JUGEND für Europa in Verbindung, wenn Sie eine virtuelle oder gemischte Aktivität planen, um die Möglichkeiten und Bedingungen durchzusprechen und die nötigen formalen Schritte rechtzeitig umsetzen zu können.
  • Um eine virtuelle Aktivität durchführen zu können, ist eine Vertragsergänzung erforderlich, die Sie bereits per Post erhalten haben. Diese Vertragsergänzung muss vor Beginn der virtuellen Aktivität von Ihnen unterschrieben an JUGEND für Europa zurückgeschickt werden.
  • Sie müssen vor Beginn der Aktivität ein überzeugendes Konzept für den virtuellen Freiwilligendienst vorlegen. Dieses Konzept muss von der zuständigen Programmreferentin / dem Programmreferenten bewilligt werden.
  • Wir erteilen die Zustimmung für die virtuellen Aktivitäten zunächst nur für zwei Monate. Dadurch können die Freiwilligen bei einem potenziellen Abbruch nach zwei Monaten noch einen weiteren ESK-Freiwilligendienst anschließen.
  • Wenn der virtuelle Freiwilligendienst fortgeführt werden soll, muss von der Organisation UND von den Freiwilligen alle drei Monate ein Update an JUGEND für Europa geschickt werden.
  • Wir empfehlen Ihnen, das Activity Agreement für die Dauer der virtuellen Aktivität anzupassen, um eventuelle Veränderungen in der Aufgabenverteilung oder der Budgetverwaltung festzulegen.
  • Der Beginn der virtuellen Aktivität ist auch dann möglich, wenn aufgrund der Corona-Situation keine Botschaftstermine an Freiwillige vergeben werden und das Visum daher noch nicht vorliegt.
  • In der Regel ist die Aktivität förderfähig, wenn nach der virtuellen Phase eine physische Präsenzphase im Aufnahmeland anschließt. Sollte dies aufgrund der Corona-Situation überhaupt nicht möglich sein, ist nach Einzelfallprüfung auch eine komplette virtuelle Aktivität förderfähig.
  • Wenn Sie eine gemischte Aktivität durchführen, vermerken Sie bitte in der ESK-Teilnehmendenliste den Zeitraum der virtuellen Phase.
Hinweis: Außergewöhnliche Kosten

Nach wie vor bestehen im Kontext der Pandemie weitreichende Einschränkungen, zum Beispiel bei der Einreise von Drittstaatsangehörigen in den Schengenraum wie auch umgekehrt. Außerdem werden momentan zunehmend wieder Reisewarnungen innerhalb der Programmländer ausgesprochen.

Bitte beachten Sie dies bei Ihren Planungen und nutzen Sie die zur Verfügung gestellten Möglichkeiten. Darüberhinausgehende Ausnahmeregelungen und die Anerkennung außergewöhnlicher Kosten unter Force Majeure sind hingegen nur möglich, wenn die Kriterien der Unvorhersehbarkeit und Unvermeidbarkeit nachweislich zutreffen. Zum Beispiel können verfallene Reisetickets nicht geltend gemacht werden, wenn zum Zeitpunkt der Buchung entsprechende Reisewarnungen bestanden haben.


Hinweise für den Umgang mit Solidaritätsprojekten in Zeiten von COVID-19

Variante 1: Projektlaufzeitverlängerung


Wenn ihr durch die Corona-Situation eure geplanten Aktivitäten nicht durchführen könnt, habt ihr die Möglichkeit, die Projektlaufzeit auf bis zu maximal 24 Monate zu verlängern. Dann könnt ihr eure Aktivitäten zu einem späteren Zeitpunkt nachholen. Wichtig hierbei ist, dass das in der Finanzhilfevereinbarung angegebene Budget nicht erhöht werden kann. Es bleibt also bei der bewilligten Fördersumme.

Die Verlängerung der Projektlaufzeit könnt ihr schriftlich per E-Mail beantragen. Gebt bitte die Projektnummer an, schildert den Grund für die gewünschte Verlängerung und nennt das neue Start- und Enddatum. Nachdem wir alles geprüft haben, teilen wir euch mit, ob wir der Verlängerung der Projektlaufzeit zustimmen. Nach der Bewilligung bekommt ihr per Post eine Vertragsänderung mit dem neuen Start- und Enddatum für euer Projekt zugeschickt.

Variante 2: Projektabbruch


Wenn ihr durch die Corona-Situation eure geplanten Aktivitäten nicht durchführen könnt und auch eine Verschiebung der Aktivitäten nicht möglich ist, könnt ihr euer Projekt auch vorzeitig beenden. Dadurch verringert sich die Anzahl der Projektmonate, was eine Budgetkürzung zur Folge hat. Die Budgetkürzung und gegebenenfalls die Aufforderung zur Rückzahlung von Fördergeldern erfolgt nach der Prüfung des Abschlussberichts.

Ein Projektabbruch muss schriftlich per E-Mail mitgeteilt werden. Gebt darin bitte die Projektnummer an und schildert den Hintergrund für den Abbruch eures Projekts.

Wenn ihr nicht sicher seid, ob ihr euer Projekt fortsetzen könnt, dann meldet euch gerne bei der für euer Bundesland zuständigen Kontaktperson bei JUGEND für Europa. Gemeinsam können wir dann darüber sprechen, ob es eine andere Lösung für euer Projekt gibt.

Hinweis: Alternative Tätigkeiten


Falls ihr euch aufgrund der aktuellen Situation gerne anderweitig solidarisch engagieren wollt, z.B. im Bereich der Nachbarschaftshilfe, begrüßen wir das sehr. Grundsätzlich können die Fördermittel für Solidaritätsprojekte aber nur für die im Antrag beschriebenen Aktivitäten verwendet werden. Kleinere Änderungen eurer geplanten Aktivitäten oder auch die Nutzung von digitalen Tools sind je nach Projekt und nach Absprache mit JUGEND für Europa möglich.

Hinweis: Abschlussbericht

Für alle genannten Optionen gilt: Nach Projektende muss im Abschlussbericht nachvollziehbar dargelegt werden, ob und wie die im Antrag geplanten Aktivitäten umgesetzt wurden und wie mit Abweichungen (z.B. bedingt durch Corona) umgegangen wurde. Es muss ersichtlich sein, dass dennoch Aktivitäten stattfanden, die eine Förderung über das Europäische Solidaritätskorps rechtfertigen.


Ausnahmeregeln für Aktivitäten, die kurz vor dem Start aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen von COVID-19 beeinträchtigt sind 

Wenn Aktivitäten vollständig vorbereitet wurden, dann aber aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen im Kontext der Pandemie nicht wie geplant starten konnten, gibt es im Rahmen des Programms folgende Handlungsmöglichkeiten: Sie können Aktivitäten verschieben oder vollständig absagen. Zur Milderung der finanziellen Folgen kann in Einzelfällen eine Übernahme von außergewöhnlichen Kosten möglich sein. Bitte beachten Sie, dass diese Optionen nur dann genutzt werden können, wenn die Kriterien der Unvorhersehbarkeit und Unvermeidbarkeit nachweislich zutreffen. Zum Beispiel können verfallene Reisetickets nicht geltend gemacht werden, wenn zum Zeitpunkt der Buchung entsprechende Reisewarnungen bestanden haben. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Erläuterungen:

Variante 1: Verschiebung der Aktivität


Wenn eine vollständig vorbereitete Aktivität aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen im Kontext der Pandemie nicht wie geplant starten kann, besteht die Möglichkeit, die Aktivität zu verschieben. Bitte beachten Sie, dass der Vertrag mit den Teilnehmenden zum Zeitpunkt des Eintretens der Ausnahmesituation bereits unterzeichnet worden sein muss.

In diesem Fall können bestimmte Ausgaben als außergewöhnliche Kosten geltend gemacht werden. Hierzu zählen Kosten, die unmittelbar mit der Aktivität zusammenhängen (z.B. Reisekosten, Miete, Strom). Erstattungsfähig sind nur Ausgaben, die nicht kostenfrei storniert werden konnten. Zudem gilt, dass die maximale Fördersumme nicht überschritten werden darf.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über eine Verschiebung. Stimmen Sie dazu mit Ihrer zuständigen Kontaktperson bei JUGEND für Europa die fördertechnischen Konsequenzen und die weiteren Schritte ab. Falls notwendig, beantragen Sie bitte rechtzeitig eine Verlängerung der Projektlaufzeit.

Wenn Sie Kosten geltend machen wollen, wählen Sie im Mobility Tool+ bitte die Option „Force Majeure“ aus und reichen zusammen mit dem Abschlussbericht die folgenden Dokumente ein: das unterschriebene Formular „Erklärung force majeure“, die gesamten Belege der entstandenen Kosten, einen Nachweis der erfolglosen Stornierungsversuche.

Variante 2: Absage der Aktivität


Wenn eine vollständig vorbereitete Aktivität aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen im Kontext der Pandemie nicht wie geplant starten kann, besteht die Möglichkeit, die Aktivität komplett abzusagen. Wir raten Ihnen, sich zunächst über Alternativen zu informieren (zum Beispiel eine Verschiebung der Aktivität). Wenden Sie sich dazu gerne an Ihre zuständige Kontaktperson bei JUGEND für Europa.

Bei Absage einer Aktivität können bestimmte Ausgaben als außergewöhnliche Kosten geltend gemacht werden. Hierzu zählen bereits angefallene Kosten, die unmittelbar mit der Aktivität zusammenhängen (z.B. Reisekosten, Miete, Strom). Erstattungsfähig sind nur Ausgaben, die nicht kostenfrei storniert werden konnten. Zudem gilt, dass die maximale Fördersumme nicht überschritten werden darf.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über eine Absage. Stimmen Sie dazu mit Ihrer zuständigen Kontaktperson bei JUGEND für Europa die fördertechnischen Konsequenzen ab.

Wenn Sie Kosten geltend machen wollen, wählen Sie im Mobility Tool+ bitte die Option „Force Majeure“ aus und reichen zusammen mit dem Abschlussbericht die folgenden Dokumente ein: das unterschriebene Formular „Erklärung force majeure“, die gesamten Belege der entstandenen Kosten, einen Nachweis der erfolglosen Stornierungsversuche.


Ausnahmeregeln für Aktivitäten, die nach dem Start aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen von COVID-19 beeinträchtigt sind

Wenn Aktivitäten bereits laufen und aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen im Kontext der Pandemie nicht regulär fortgesetzt werden können, gibt es im Rahmen des Programms folgende Handlungsmöglichkeiten: Sie können Aktivitäten unterbrechen, vollständig beenden oder unter veränderten Bedingungen fortsetzen. Zur Milderung der finanziellen Folgen kann in Einzelfällen eine Übernahme von außergewöhnlichen Kosten möglich sein. Bitte beachten Sie, dass diese Optionen nur dann genutzt werden können, wenn die Kriterien der Unvorhersehbarkeit und Unvermeidbarkeit nachweislich zutreffen. Zum Beispiel können verfallene Reisetickets nicht geltend gemacht werden, wenn zum Zeitpunkt der Buchung entsprechende Reisewarnungen bestanden haben. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Erläuterungen:

Variante 1: Fortsetzung der Aktivität unter veränderten Bedingungen


Wenn eine bereits laufende Aktivität aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen im Kontext der Pandemie nicht regulär fortgesetzt werden kann, da das Aufnahmeprojekt vorübergehend geschlossen wurde und/oder die Teilnehmenden aufgrund von Reisewarnungen in ihr Heimatland zurückkehren mussten, besteht die Möglichkeit, die Aktivität in alternativer Form fortzuführen. Dies ist beispielsweise durch Homeoffice im Einsatz- oder Heimatland möglich. Die Teilnehmenden können sich auch im lokalen Umfeld gemeinnützig engagieren. Sobald möglich, muss die Aktivität wieder in der geplanten Form fortgeführt werden.

In jedem Fall ist es notwendig, JUGEND für Europa über alle Änderungen frühzeitig schriftlich zu informieren und die geänderten Tätigkeiten bewilligen zu lassen. Zudem empfiehlt es sich, das Activity Agreement entsprechend anzupassen. 

Variante 2: Unterbrechung der Aktivität


Wenn eine bereits laufende Aktivität aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen im Kontext der Pandemie nicht regulär fortgesetzt werden kann, besteht die Möglichkeit, die Aktivität zu unterbrechen.

Während der Unterbrechung finden keinerlei Tätigkeiten statt. Die Teilnehmenden verlieren den Freiwilligenstatus, können aber über CIGNA versichert bleiben. Falls die Versicherung durch CIGNA nicht benötigt wird, sollten die Teilnehmenden für die Zeit der Unterbrechung abgemeldet werden, damit bei einer späteren Wiederaufnahme des Dienstes der maximale Versicherungszeitraum von 14 Monaten nicht überschritten wird. Bitte stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden frühzeitig über diese Konsequenzen informiert sind.

Während einer Unterbrechung besteht kein Anspruch auf Fördermittel. Sie können aber unvermeidbare Kosten, die unmittelbar mit der Aktivität zusammenhängen (z.B. Miete oder Strom) als außergewöhnliche Kosten geltend machen. Die Nichtvermeidbarkeit der Kosten muss hierbei nachgewiesen werden (z.B. Kündigungsschreiben, Mietvertrag). JUGEND für Europa geht davon aus, dass nach guten, kostengünstigen Lösungen gesucht wird und unvermeidbare Kosten für einen Zeitraum von maximal drei Monaten anfallen. In begründeten Einzelfällen ist eine Kostenübernahme bis zum Aktivitätsende möglich. Zudem gilt, dass die maximale Fördersumme nicht überschritten werden darf.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über die Unterbrechung (unter Angabe von Projektnummer, Name der/des Teilnehmenden, Datum des Aktivitätsbeginns, Datum der Aktivitätsunterbrechung). Dasselbe gilt für die Wiederaufnahme der Aktivität. Falls notwendig, beantragen Sie bitte rechtzeitig eine Verlängerung der Projektlaufzeit.

Variante 3: Abbruch der Aktivität


Wenn eine bereits laufende Aktivität aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen im Kontext der Pandemie nicht regulär fortgesetzt werden kann, besteht die Möglichkeit, die Aktivität abzubrechen.

In diesem Fall können alle bis zum Zeitpunkt des Abbruchs angefallenen Fördermittel regulär abgerechnet werden. Falls nachweislich noch unvermeidbare Kosten anfallen, die unmittelbar mit der Aktivität zusammenhängen (z.B. Miete oder Strom), können diese als außergewöhnliche Kosten geltend gemacht werden. Die Nichtvermeidbarkeit der Kosten muss hierbei nachgewiesen werden (z.B. Kündigungsschreiben, Mietvertrag). JUGEND für Europa geht davon aus, dass nach guten, kostengünstigen Lösungen gesucht wird und unvermeidbare Kosten für einen Zeitraum von maximal drei Monaten anfallen. In begründeten Einzelfällen ist eine Kostenübernahme bis zum Aktivitätsende möglich. Zudem gilt, dass die maximale Fördersumme nicht überschritten werden darf.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über den Abbruch der Aktivität.

Hinweis: Unterstützung für Freiwillige, die im Aufnahmeland festsitzen


Wenn ein(e) Teilnehmende(r) gezwungen ist, im Aufnahmeland zu bleiben, weil eine Rückreise ins Heimatland nachweislich (z.B. Auswärtiges Amt) nicht möglich ist, können die Aktivitätskosten für Unterkunft, Verpflegung, Betreuung und das ÖPNV-Ticket sowie Taschengeld für Freiwillige weiterhin abgerechnet werden. Dies gilt bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Ausreise möglich ist. Falls die maximale Laufzeit der CIGNA-Versicherung von 14 Monaten noch nicht ausgeschöpft ist, kann der Versicherungszeitraum entsprechend verlängert werden. Die bewilligte Fördersumme kann in der Regel nicht überschritten werden. Falls diese nicht ausreicht, setzen Sie sich bitte mit uns für eine Ausnahmeregelung in Verbindung.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über diese Situation. Stimmen Sie dazu bitte mit Ihrer zuständigen Kontaktperson bei JUGEND für Europa die fördertechnischen Konsequenzen und die weiteren Schritte ab.

Hinweis: Möglichkeit eines zweiten Freiwilligendienstes nach Abbruch


Wenn Freiwillige ihren Dienst aufgrund der Corona-Krise vorzeitig abbrechen mussten, können sie einen zweiten Freiwilligendienst ableisten. Zusammengenommen dürfen die beiden Einsätze die Höchstdauer von maximal 12 Monaten jedoch nicht überschreiten.

Weitere FAQ zu COVID-19

Was muss ich bei der Abrechnung beachten?


Bitte wählen Sie im Mobility Tool+ die Option „Force Majeure“ aus, wenn Sie für einen Teilnehmenden außergewöhnliche Kosten geltend machen möchten. Bitte füllen Sie außerdem das Formular „Erklärung force majeure“ aus (zu finden im Dokumentencenter), fügen alle relevanten Belege hinzu und reichen alles zusammen mit dem Abschlussbericht ein.

Nach Projektende muss im Abschlussbericht nachvollziehbar dargelegt werden, ob und wie die im Antrag geplanten Aktivitäten umgesetzt wurden und wie mit Abweichungen (z.B. bedingt durch Corona) umgegangen wurde. Es muss ersichtlich sein, dass dennoch Aktivitäten stattfanden, die eine Förderung rechtfertigen.

Werden Kosten für Corona-Tests erstattet (Stand: 09.12.2020)?
  • Bei ärztlich angeordneten Corona-Tests werden die Kosten von der Versicherung/CIGNA übernommen.
  • Corona-Tests, die nachweislich für die Einreise erforderlich sind und im Aufnahme- oder Entsendeland nicht kostenlos durchgeführt werden können, lassen sich unter Anwendung der Force Majeure-Regel als außergewöhnliche Kosten abrechnen. Bitte beachten Sie, dass die maximale Förderhöchstsumme nicht überschritten werden darf. Die Kosten sind folglich aus nicht genutzten Projektgeldern zu finanzieren.
  • Es besteht die Möglichkeit, bereits bei der Antragstellung außergewöhnliche Kosten für etwaige Corona-Tests zu beantragen, um diese nach Abschluss des Projektes regulär abrechnen zu können.
  • Corona-Tests, die im Zusammenhang mit privaten Ein- oder Ausreisen während des Freiwilligendienstes stehen (zum Beispiel bei Urlaubsreisen), können nicht abgerechnet werden.
Kann ich eine Projektlaufzeitverlängerung beantragen?


Wegen der Corona-Pandemie gibt es bei Bedarf die Möglichkeit für Projekte, die bis einschließlich der ersten Antragsrunde 2020 beantragt wurden, die Projektlaufzeit um zwölf Monate zu verlängern. Auch für später beantragte und bewilligte Projekte kann, so lange die Ausnahmesituation der Corona-Pandemie andauert, mit entsprechender Begründung eine Verlängerung der Projektlaufzeit im Rahmen der üblichen Richtlinien beantragt werden.

Wie gehe ich mit Fällen von Quarantäne um?


Wenn im Aufnahmeland eine Quarantäne erforderlich ist, wird die Zeitspanne der Quarantäne als reguläre Aktivitätszeit betrachtet. In diesem Zeitraum werden die Fördermittel regulär ausbezahlt. Unter Einhaltung der nationalen Vorschriften können die Teilnehmenden in dieser Zeit gerne schon erste Aufgaben übernehmen (z.B. OLS-Sprachkurs).

Kann ich Freiwilligenteams national durchführen?


Wenn die Teilnahme von jungen Menschen aus einem anderen Land an dem Einsatz eines Freiwilligenteams aufgrund der Pandemie nicht möglich ist, kann ein Freiwilligenteam in 2020 ausnahmsweise auch nur mit Teilnehmenden aus Deutschland durchgeführt werden, sofern über andere Wege, wie z.B. digitale Beteiligungen, doch auch möglichst eine europäische Dimension mitbedacht ist.

Sind die Reise- und Visabeschränkungen für Freiwillige aus Partnerländern mittlerweile aufgehoben (Stand: 19.11.2020)?


Die Reisebeschränkungen für Freiwilligendienstleistende aus Drittstaaten wurden offiziell aufgehoben. Wie das Bundesinnenministerium mitteilt, ist die Einreise für Freiwilligendienstleistende seit dem 18.11.2020 wieder möglich, sofern der geplante Aufenthalt mindestens sechs Monate dauert. Der Einreisegrund muss dabei glaubhaft belegt werden. Genauere Informationen finden Sie auf der Seite des Bundesinnenministeriums: https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/faqs/DE/themen/bevoelkerungsschutz/coronavirus/coronavirus-faqs.html#doc13738352bodyText3.

Ein Hinweis für Ihre weitere Planung: Viele Botschaften befinden sich aufgrund der aktuellen Situation noch immer im Notbetrieb, wodurch es bei der Erteilung einzelner Visa zu zeitlichen Verzögerungen kommen kann. Bitte nehmen Sie daher frühzeitig mit den Botschaften Kontakt auf, um den zeitlichen Aufwand für das jeweilige Verfahren besser einschätzen zu können. Gerne können Sie sich an JUGEND für Europa wenden, um ein Visumsunterstützungsschreiben zu erhalten.

Werden unvermeidbare Miet- und Nebenkosten bei Reise- und Visabeschränkungen erstattet (Stand: 11.11.2020)?


Trotz der Aufhebung der Reisebeschränkungen für Freiwillige aus Partnerländern, können weiterhin Einschränkungen bei der Vergabe von Visa bestehen. Da insbesondere das Bereithalten von Wohnungen für die Teilnehmenden eine extreme finanzielle Belastung bedeuten kann, haben wir nach Klärung mit der EU-Kommission ein Verfahren für eine Sonderregelung erarbeitet. Unvermeidbare Miet- und Nebenkosten, die bei einer Verschiebung von bereits fest geplanten Aktivitäten anfallen, können im Einzelfall als außergewöhnliche Kosten im Rahmen der bestehenden Fördersumme des Projekts abgerechnet werden. Um zu erfahren, wie dies im Detail funktioniert und welche Nachweise wir benötigen, wenden Sie sich bitte an die zuständigen Sachbearbeiter/-innen in unserer Agentur. Sie werden Sie bei allen Fragen zum Verfahren unterstützen.