Projektdurchführung
Worauf müsst ihr beim Ausgeben der Fördermittel achten?
Wenn ihr Fördermittel für euer Projekt erhaltet, müsst ihr beim Ausgeben des Geldes und insbesondere bei Anschaffungen die Grundsätze des Projektbezugs, der Verhältnismäßigkeit und der Wirtschaftlichkeit beachten. Diese Grundsätze dienen dem Ziel, dass die Förderung nicht zweckentfremdet, verschwendet oder zum privaten Eigennutz verwendet wird. Was mit den Grundsätzen gemeint ist, erklären wir euch nachfolgend.
Jede Ausgabe muss einen direkten Bezug zu den Inhalten, Themen und Aktivitäten eures Projekts haben. Dieser direkte Bezug wäre zum Beispiel nicht gegeben, wenn ihr für ein Podcast-Projekt fünf Paar Turnschuhe anschaffen würdet.
Alle Ausgaben müssen in Bezug auf das Projekt verhältnismäßig sein. Das bedeutet, dass die anfallenden Kosten in einem angemessenen und stimmigen Verhältnis zur Laufzeit, zur Anzahl der Projektaktivitäten und zum Projektumfang stehen müssen. Zum Beispiel ist der Kauf einer Schubkarre für ein zwölfmonatiges Urban Gardening-Projekt verhältnismäßig, die Anschaffung eines Aufsitz-Rasenmähers hingegen nicht.
Es muss immer das günstigste Angebot ausgewählt werden. Bevor ihr etwas neu kauft, müsst ihr prüfen, ob es eine günstigere Option zum Ausleihen gibt oder ob das Produkt gebraucht erworben werden kann (was oft auch ökologischer ist). Zum Beispiel könnt ihr für einen interkulturellen Filmabend für wenig Geld einen Beamer ausleihen und müsst kein neues Gerät anschaffen.
Wenn ihr Gegenstände oder technische Geräte angeschafft habt, die nach Ende des Projekts noch intakt sind, solltet ihr als Gruppe überlegen, was damit passieren soll. Zum Beispiel könntet ihr die Gegenstände für einen gemeinnützigen Zweck spenden.
Bei Antragstellung über eine unterstützende Organisation ist bei Anschaffungen zusätzlich zu prüfen, ob nationale Abschreibungsregelungen berücksichtigt werden müssen.
Wie müsst ihr eure Ausgaben dokumentieren?
Die 630,- Euro pro Monat sind eine Pauschale für eure Projektkosten. Dieses Geld könnt ihr für alle Ausgaben verwenden, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eures Projekts anfallen. Da es sich um eine Pauschale handelt, müsst ihr für diese Ausgaben am Ende des Projekts keine Belege zur Abrechnung bei uns einreichen.
Trotzdem ist es wichtig, dass ihr für jede Ausgabe einen Beleg habt und alle Unterlagen noch bis drei Jahre nach Projektende aufbewahrt. Denn einige Projekte werden nach Ende der Laufzeit per Zufall ausgesucht und im Detail von uns geprüft. Bei einer solchen Prüfung schauen wir uns alle Unterlagen, Belege und auch die Bewegungen auf eurem Bankkonto an. Bitte denkt daran, dass alle Ausgaben projektbezogen, verhältnismäßig und kostengünstig sein müssen. Dies muss auch für Außenstehende bei einer Prüfung klar erkennbar sein.
Falls ihr euch einen Coach zur Unterstützung holt, muss dieser euch einen Nachweis über seine Tätigkeit für das Projekt unterzeichnen (Time Sheet). Eine Vorlage dafür findet ihr im Dokumentencenter. Für den Coach ist ein Tagessatz von 255,- Euro angesetzt. Beim Abschlussbericht müsst ihr das unterzeichnete Time Sheet als Beleg einreichen.
Wenn in eurem Projekt außergewöhnliche Kosten für die Einbindung von Menschen mit geringeren Chancen anfallen, müsst ihr diese bei der Abrechnung belegen, da hier die tatsächlich entstandenen Kosten gefördert werden (keine Pauschale). Bewahrt also Quittungen für Materialkosten auf und lasst euch für Dienstleistungen (z.B. Übersetzungen) Rechnungen ausstellen.
Was könnt ihr tun, wenn sich während des Projekts etwas ändert?
Wenn es während eures Projekts zu ungeplanten Veränderungen kommt, wendet euch bitte frühzeitig an uns, um die Situation zu besprechen. Gemeinsam können wir klären, ob das Projekt eventuell angepasst werden kann. Folgende Änderungen sind nach Rücksprache mit JUGEND für Europa möglich.
Wenn ihr eure Aktivitäten nicht innerhalb der geplanten Laufzeit umsetzen könnt, lässt sich die Projektlaufzeit auf maximal zwölf Monate verlängern. Dazu könnt ihr uns eine Anfrage per E-Mail schicken. Nennt uns bitte die Projektnummer, den Grund für die Verlängerung und die gewünschte Dauer. Die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson wird eure Anfrage prüfen und den Vertrag anpassen, sofern die Verlängerung bewilligt wird.
Eure Gruppe muss während der gesamten Laufzeit aus mindestens fünf Personen bestehen, damit ihr Fördermittel bekommen könnt. Wenn während des Projekts ein Gruppenmitglied aussteigen möchte, müsst ihr daher für Ersatz sorgen. Bitte teilt uns rechtzeitig mit, wenn ein solcher Wechsel bevorsteht und tragt die neue Person im Projektverwaltungstool ein. Ihr könnt maximal die Hälfte der ursprünglichen Gruppenmitglieder während des Projekts austauschen. Wenn sich mehr als die Hälfte verändert, muss der Vertrag angepasst werden. Wendet euch in diesem Fall bitte an die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson bei JUGEND für Europa.
Gerne könnt ihr eure Gruppe durch neue Mitglieder vergrößern. Bitte informiert in diesem Fall die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson über den Zuwachs und tragt die neuen Mitglieder im Projektverwaltungstool ein. Mehr Fördermittel werden dadurch allerdings nicht ausgezahlt.
Wenn ihr aufgrund von unerwarteten Veränderungen einzelne Aktivitäten nicht wie geplant durchführen könnt, wendet euch bitte rechtzeitig an die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson. Im gemeinsamen Gespräch lässt sich klären, ob die Aktivitäten eventuell in veränderter Form stattfinden können oder ob eine Anpassung des Zeitplans oder des Projektdesigns möglich ist.