Beantragung des Budgets

Alle Organisationen, die über ein gültiges Qualitätssiegel für projektleitende Organisationen verfügen, können im jährlichen Turnus per Webformular Fördermittel beantragen. Das Formular zur Budgetbeantragung ist im Wesentlichen auf zentrale Kennzahlen zu Teilnehmertagen in den verschiedenen Formaten sowie zur Umsetzung von Prioritäten reduziert. Diese sollten realistisch kalkuliert sein und sich vom Umfang her an dem Maßnahmenplan orientieren, der mit dem Qualitätssiegel eingereicht wurde und um maximal 30% überschritten werden kann.

Zum Antragsformular...
 
Die Höhe der Bewilligung orientiert sich zum einen an den zur Verfügung stehenden Fördermitteln, zum anderen an der Bewertung der bisherigen Umsetzung (im ersten Jahr ersetzt durch die Bewertung des Qualitätssiegels) und der Umsetzung zentraler Prioritäten. Sofern nicht weniger beantragt wird, steht jedem akkreditierten Träger 2021 ein garantierter Mindestförderbetrag von 15.000 Euro zu, mit dem wenigstens eine Aktivität umgesetzt werden kann. Der Maximalbetrag der Förderung beträgt 350.000 Euro, wobei sich Anträge und Bewilligungen auch am Umfang der Förderung in Vorjahren orientieren sollen.

Budget 2021

In Deutschland sind in 2021 zwei Fristen zur Einreichung von Budgetanträgen für Freiwilligentätigkeiten vorgesehen. 70% der Fördermittel sind für die erste Antragsfrist reserviert, die als Hauptantragsrunde gedacht ist. Die zweite Antragsfrist im Herbst steht prioritär Organisationen offen, die keinen Budgetantrag in der ersten Runde eingereicht haben, sowie zur Verausgabung von ggf. vorhandenen Restmitteln.

Das zur Verfügung stehende Budget für Runde 2 (Antragsfrist im Oktober) im Jahr 2021 in Zahlen:

Gesamtbudget für Freiwilligentätigkeiten: mind. 2.880.712 Euro
Außergewöhnliche Kosten in 2021 insgesamt: 960.000 Euro

Für die jeweiligen Vergabekriterien sind vorgesehen:

Mindestförderbeträge: mind. 675.000 Euro
Qualitative Bewertung und Umsetzung von Prioritäten: mind. 1.650.000 Euro

FAQ

Kann ich Freiwilligendienste und Freiwilligenteams in einem Formular beantragen?

Das Antragsformular für Freiwilligentätigkeiten (ESC51-VTJ) ist sowohl für die Beantragung von Freiwilligendiensten als auch Freiwilligenteams ausgerichtet. Pro Antragsrunde kann nur ein Budgetantrag eingereicht werden.

Kann ich die bewilligten Tage flexibel auf die Aktivitäten verteilen?

Bei der bewilligten Tageszahl handelt es sich um einen Mittelwert, der bei der späteren Nutzung flexibel auf die geplanten Aktivitäten verteilt werden kann. Zum Beispiel kann eine auf sechs Monate angelegte Aktivität um einen Monat verlängert werden, wenn bei einer anderen Aktivität 30 Tage übriggeblieben sind. Bitte beachten Sie dabei immer die Regeln für die maximale und minimale Aktivitätsdauer aus dem Programmhandbuch.

Müssen alle Partner bei der Antragstellung bekannt sein?

Die beteiligten Partner müssen bei der Antragstellung noch nicht bekannt sein.

Wo beschreibe ich meine geplanten Aktivitäten?

Ihre Standardaktivitäten haben Sie bereits beim Qualitätssiegel beschrieben. Sie müssen diese Aktivitäten im Budgetantrag nicht noch einmal darlegen, sondern nur die gewünschte Anzahl an Aktivitäten benennen. Bitte achten Sie dabei auf den Maßnahmenplan aus Ihrem Qualitätssiegel.

Abschnitt zum "Quality Label": Was ist die OID?

Um Projekte im Europäischen Solidaritätskorps beantragen zu können, benötigt jede Organisation, Institution oder Gruppe junger Menschen einen Identifikationscode (OID). Dies ist ein neunstelliger Code, den Sie bei der einmaligen Anmeldung im Registrierungssystem ORS erhalten. Die OID ist Ihr elektronischer Schlüssel zu den Stammdaten Ihrer Einrichtung.

Link: Weitere Informationen zur Registrierung.

Abschnitt zum "Quality Label": Wenn ich meine OID eingebe, erscheint die Fehlermeldung “This accreditation code does not exist.” Was muss ich tun?

Wenn diese Meldung erscheint, verfügen Sie nicht über das erforderliche Qualitätssiegel für projektleitende Organisationen. Bitte wenden Sie sich an JUGEND für Europa, um Fragen zu Ihrer bestehenden Akkreditierung zu klären.

Abschnitt zum "Quality Label": Welche Projektlaufzeit kann ich angeben?

Die Projektlaufzeit umfasst den Zeitraum, der für die Umsetzung des gesamten Projektes vorgesehen ist. Sie beinhaltet sowohl die Aktivitätsdauer als auch den Zeitraum für die Vor- und Nachbereitung der Teilnehmenden.

Wenn der Freiwilligendienst zum Beispiel eine Laufzeit von zwölf Monaten haben soll, geben Sie bei der Projektlaufzeit mindestens 13 Monate an, damit Sie im Falle einer Förderung ausreichend Zeit für die Vor- und Nachbereitung haben. Die Projektlaufzeit ist frei wählbar, wobei die maximale Dauer 24 Monate beträgt.

Abschnitt zu Ihrer Organisation: Welche Rolle spielt der Legal Representative?

Es handelt sich hierbei um den rechtlichen Vertreter oder die rechtliche Vertreterin des Projektes. Diese Person ist für die Unterzeichnung aller relevanten Dokumente verantwortlich.

Bitte achten Sie darauf, dass nur Personen ausgewählt werden können, die innerhalb Ihrer Organisationen zeichnungsbefugt und berechtigt sind, Ihre Organisation rechtlich zu vertreten.

Wozu dient der Abschnitt “Objectives and Activity Plan”, wenn ich dort nichts eintragen muss?

Dieser Abschnitt muss nicht ausgefüllt werden. Sie sehen hier die in Ihrem Qualitätssiegel benannten Ziele sowie den Maßnahmenplan für mehrere Jahre. Bitte orientieren Sie sich an diesen Vorgaben, wenn Sie im nächsten Abschnitt die gewünschte Zahl an Aktivitäten und Freiwilligen eintragen. Abweichungen vom Maßnahmenplan können in den folgenden Jahren zu negativen Auswirkungen auf die Förderhöhe führen.

Abschnitt "Activites": Welche Aktivitäten muss ich angeben?

Bitte geben Sie alle geplanten Entsendungen und Aufnahmen an, die Sie im Antragsjahr beantragen möchten. Bitte orientieren Sie sich dabei unbedingt am Maßnahmenplan Ihres Qualitätssiegels. Abweichungen von den dortigen Planungen können negative Auswirkungen auf die Förderhöhe in den Folgejahren haben.

Abschnitt "Activites": Wie definiert sich eine Aktivität?

Eine Aktivität ist durch denselben Ort, denselben Zeitraum und dasselbe Tätigkeitsspektrum definiert. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Freiwillige aufnehmen, die aber zu unterschiedlichen Zeiten einreisen, in verschiedenen Einsatzstellen untergebracht sind oder voneinander abweichende Aufgabenpakete erledigen, handelt es sich jeweils um eigene Aktivitäten.

Abschnitt "Activites": Was ist mit “Priority order” gemeint?

Wenn Sie mehrere Aktivtäten beantragen, können Sie priorisieren, welche der Aktivitäten bevorzugt gefördert werden sollen. Diese Angabe ist nur dann wichtig, wenn das Fördervolumen für die Antragsrunde überschritten wird und nicht alle geplanten Aktivitäten gefördert werden können.

Wenn ausreichend Fördermittel zur Verfügung stehen, spielt die von Ihnen angegebene Priorisierung keine Rolle. Wenn Sie nur eine Aktivität beantragen, spielt die Priorisierung ebenfalls keine Rolle. Sie können in diesem Fall immer gerne Priorität 1 eintragen.

Abschnitt "Activites": Was sind In-Country Aktivitäten?

Der Begriff In-Country Aktivität bezeichnet einen inländischen Freiwilligendienst mit inländischen Teilnehmenden. Dieses Format kann in anderen europäischen Ländern beantragt werden, in Deutschland aber nicht, da es in Deutschland eine Vielzahl von Angeboten für inländische Freiwilligendienste gibt. Bitte tragen Sie daher bei der Frage nach den In-Country Aktivitäten immer eine 0 ein.

Abschnitt "Activites": Wie gebe ich Reisetage an?

Für die Reisetage gibt es kein eigenes Feld. Bitte tragen Sie die gewünschten Reisetage zusammen mit der durchschnittlichen Aktivitätsdauer ein. Sie können zur regulären Aktivitätsdauer maximal zwei zusätzliche Reisetage hinzufügen. Bei umweltfreundlichem Reisen können Sie maximal vier zusätzliche Reisetage zur regulären Aktivitätsdauer hinzufügen.

Abschnitt "Activites": Was heißt “Green Travel”?

Umweltfreundliches Reisen ist definiert als Reisen, bei dem emissionsarme Verkehrsmittel für den größten Teil der Reise genutzt werden, wie z. B. Bus, Zug oder Carsharing. Hierfür erhöht sich die Reisekostenpauschale und es können bei Bedarf bis zu vier zusätzliche Reisetage beantragt werden.

Abschnitt "Activites": Was ist ein Preparatory Visit?

Beim Preparatory Visit handelt es sich um einen vorbereitenden Planungsbesuch am Ort der Freiwilligentätigkeit vor Beginn der Aktivität. Der Besuch dient dazu, Vertrauen aufzubauen, eine solide Partnerschaft zwischen den Organisationen und den beteiligten Personen zu ermöglichen und die Qualität der Aktivität zu steigern. Voraussetzung ist, dass an der Aktivität junge Menschen mit geringeren Chancen teilnehmen oder dass die Aktivität einen starken Inklusionsbezug aufweist, der einen vorbereitenden Planungsbesuch notwendig macht.

Abschnitt "Prioritäten": Welche Prioritäten kann ich angeben?

Die Erläuterungen zu den aktuellen Prioritäten entnehmen Sie bitte dem Programmhandbuch. Eine kurze Zusammenfassung der Prioritäten finden Sie auch im Antragsformular unter “Activities”.

Bitte nehmen Sie die Auswahl der Prioritäten ernst und geben Sie realistisch diejenigen Prioritäten an, auf die bei der inhaltlichen Ausrichtung und Projektumsetzung Ihrer Aktivitäten gezielt Bezug genommen wird.

Abschnitt "Außergewöhnliche Kosten": Welche außergewöhnlichen Kosten kann ich beantragen?

Grundsätzlich können Sie drei Arten von außergewöhnlichen Kosten beantragen:

  • Visumskosten
  • erhöhte Reisekosten (nur wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht)
  • erhöhte Inklusionskosten (nur wenn die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht)

Die Visumskosten umfassen alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Visumserteilung stehen. Erhöhte Reisekosten können beantragt werden, wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die zu erwartenden Reisekosten zu decken. Erhöhte Inklusionskosten können beantragt werden, wenn ein junger Mensch mit besonderem Unterstützungsbedarf teilnimmt und die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht, um die erwartbaren Inklusionskosten zu decken.

Abschnitt "Außergewöhnliche Kosten": Ich habe Visumskosten. Was kann ich tun?

Wenn für Ihre Teilnehmenden Visa ausgestellt werden müssen, können Sie die zu erwartenden Kosten im Budgetantrag als außergewöhnliche Kosten (“other exceptional costs”) angeben. Für die Prüfung benötigen wir die Anzahl der betreffenden Freiwilligen, eine Beschreibung der einzelnen Kostenpositionen sowie den gewünschten Betrag in Euro. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur die tatsächlich anfallenden Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden.

Abschnitt "Außergewöhnliche Kosten": Ich habe außergewöhnlich hohe Reisekosten. Was kann ich tun?

Wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die geplanten Reisekosten zu decken, können Sie auf die Pauschale verzichten und stattdessen den von Ihnen kalkulierten Betrag als außergewöhnliche Reisekosten (“exceptional costs for expensive travel”) angeben. Voraussetzung ist, dass die reguläre Pauschale weniger als 70% der erwarteten Kosten deckt.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur 80% der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden. Wenn Sie außergewöhnliche Reisekosten beantragen möchten, erläutern Sie im Antragsformular bitte, wie Sie deren Höhe kalkulieren und nennen uns dafür das Start- und Zielland, die Entfernung sowie die erwarteten Reisekosten.