Mobility Tool+

Zielgruppe Organisationen / Freiwilligentätigkeiten sowie Praktika und Arbeitsstellen

Das Mobility Tool+ (MT+) ist eine webbasierte Datenbank zur Verwaltung und Abrechnung Ihres Projekts. Ihr Projekt wird übersichtlich mit allen Grunddaten dargestellt, die Bearbeitungsmöglichkeiten sind gekennzeichnet.

Die Nutzung des Mobility Tools+ ist für Sie als Zuwendungsempfänger verpflichtend. Nur über das Mobility Tool+ können Sie Ihren (elektronischen) Schlussbericht übermitteln. Sie erhalten nach Vertragsunterzeichnung eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Projekt im Mobility Tool+ eingesehen und bearbeitet werden kann. Nutzen Sie Ihren EU-Login, um sich anzumelden und mit der Bearbeitung zu starten.


Ablauf des Verfahrens

Nach Bewilligung, Vertragsunterzeichnung und Erhalt der 1. Teilzahlung wird Ihr Projekt automatisch in das Mobility Tool+ übermittelt. Die im Projekt verantwortlich genannten Personen erhalten dann eine E-Mail mit dem Zugangslink. Sie können ab diesem Zeitpunkt Ihr Projekt im MT+ einsehen und bearbeiten. Vor Beginn der Aktivität (sprich Anreise des/der Teilnehmenden) tragen Sie die Informationen zu Ihrem Projekt im MT+ ein und aktualisieren diese ggf. während der Aktivität. Nach dem Ende der (letzten) Aktivität vervollständigen Sie alle Daten der Mobilitäten (Teilnehmer) und laden ggf. entsprechende Belege und andere erforderliche Unterlagen hoch. Das MT+ generiert automatisch eine Budgetübersicht aus den eingegebenen Daten. Danach erstellen Sie im MT+ Ihren Schlussbericht (beneficiary report) inkl. der inhaltlichen Zusammenfassung.

Welche Schritte Sie bei der Abrechnung im Mobility Tool+ konkret durchführen müssen, hängt davon ab, wann Sie Ihr Projekt beantragt haben. Bei Projekten, die bis Mitte 2018 beantragt wurden, müssen Sie vier Schritte durchführen. Bei Projekten, die ab Oktober 2018 beantragt wurden, müssen Sie sechs Schritte durchführen: 

Ablauf bei Projekten bis September 2018 (Europäischer Freiwilligendienst)
  • Organisationen anlegen

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Organisations“. Hier können Sie die am Projekt beteiligten Partnerorganisationen anlegen, indem Sie im oberen Bereich auf die grüne Schaltfläche „+create“ klicken. Nun müssen Sie nur noch die OID Ihres Partners eingeben und die wichtigsten Daten ergänzen.

  • Mobilitäten anlegen

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Mobilities“. Hier legen Sie die Teilnehmenden an, die im Rahmen Ihres Projektes bewegt wurden. Sie können im oberen Bereich eine neue Mobilität anlegen, indem Sie auf die grüne Schaltfläche „+create“ klicken. Nun können Sie alle notwendigen Daten zur Mobilität eingeben.

  • Daten der Teilnehmenden vervollständigen

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Mobilities“. Wählen Sie in der Liste den Teilnehmenden aus, dessen Daten Sie vervollständigen wollen. Klicken Sie ganz rechts auf das Bleistift-Symbol und vervollständigen Sie in der erscheinenden Eingabemaske die Daten des Freiwilligendienstes.

  • Schlussbericht schreiben

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und wählen Sie den Reiter „Reports“ aus. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Generate Beneficiary Report“, um den Abschlussbericht zu erstellen. Dieser enthält Fragen zu verschiedenen Aspekten des Projektes (Ziele und Themen, Durchführung, Aktivitäten, Profil der Teilnehmenden, Lernergebnisse, Verbreitung der Ergebnisse, Zukunftspläne). Außerdem müssen Sie eine Zusammenfassung des Projektes in deutscher und englischer Sprache verfassen.

Ablauf bei Projekten seit Oktober 2018 (Projekte des Europäischen Solidaritätskorps)
  • Organisationen anlegen

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Organisations“. Hier können Sie die an Ihrem Projekt beteiligten Partnerorganisationen anlegen, indem Sie im oberen Bereich auf die grüne Schaltfläche „+create“ klicken. Nun müssen Sie nur noch die OID Ihres Partners eingeben und die wichtigsten Daten ergänzen.

  • Aktivitäten vervollständigen

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Activities“. Hier sehen Sie alle Aktivitäten, die Sie im Antragsformular angelegt haben. Klicken Sie in der Liste auf die Aktivität, die Sie vervollständigen möchten. Auf der rechten Seite erscheint ein Fenster, das mit „Selection Details“ überschrieben ist.  Klicken Sie dort auf das Bleistift-Symbol, um die entsprechende Aktivität zu vervollständigen. Darüber hinaus können Sie auch weitere Aktivitäten anlegen. Dazu klicken Sie im oberen Bereich auf die grüne Schaltfläche „+create“ klicken. Nun können Sie alle notwendigen Daten zur Aktivität eingeben.

  • Daten der Teilnehmenden übertragen

Die Daten der Teilnehmenden müssen aktiv aus dem PASS-Tool übertragen werden. Rufen Sie hierzu Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Participants“. Sie können die Daten abrufen, indem Sie im oberen rechten Bereich auf den Link „retrieve now“ klicken. Bitte beachten Sie, dass das Matching im PASS-Tool bereits durchgeführt worden sein muss, bevor Sie die Daten ins Mobility Tool+ übertragen können.

  • Teilnehmende mit einer Aktivität verknüpfen

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Participants“. Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Teilnehmenden, den Sie mit einer Aktivität verknüpfen möchten. Auf der rechten Seite erscheint ein Fenster, das mit „Selection Details“ überschrieben ist. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Add participation“ und wählen Sie anschließend die Aktivität aus, die mit dem Teilnehmenden verknüpft werden soll.

  • Daten der Teilnehmenden vervollständigen

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Participants“. Wählen Sie in der Liste den Teilnehmenden aus, dessen Daten Sie vervollständigen wollen. Auf der rechten Seite erscheint ein Fenster, das mit „Selection Details“ überschrieben ist. Klicken Sie hier auf das Bleistift-Symbol und vervollständigen Sie in der erscheinenden Eingabemaske die Daten des Freiwilligendienstes.

  • Schlussbericht schreiben

Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und wählen Sie den Reiter „Reports“ aus. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Generate Beneficiary Report“, um den Abschlussbericht zu erstellen. Dieser enthält Fragen zu verschiedenen Aspekten des Projektes (Ziele und Themen, Durchführung, Aktivitäten, Profil der Teilnehmenden, Lernergebnisse, Verbreitung der Ergebnisse, Zukunftspläne). Außerdem müssen Sie eine Zusammenfassung des Projektes in deutscher und englischer Sprache verfassen.

Eine Zusammenfassung der einzelnen Arbeitsschritte finden Sie im folgenden Dokument: MT+ Neuerungen für ESK-Teilnehmende.

Zielgruppe Solidaritätsprojekte

Wie rechnen wir unser Projekt ab?

Um euer Projekt zu verwalten, zu dokumentieren und abzurechnen, nutzt ihr das MobilityTool+ (MT+). Sobald euer Projekt bewilligt wurde und ihr den Fördervertrag unterschrieben habt, bekommt ihr eine E-Mail mit der Info, dass euer Projekt nun ins MobilityTool+ übertragen wurde. Dort könnt ihr dann euer Projekt einsehen und verwalten.

Bereits während ihr euer Projekt durchführt, könnt ihr die Teilnehmenden eurer Gruppe im MobilityTool+ eintragen.

Im MobilityTool+ erstellt ihr am Ende des Projekts auch euren Schlussbericht.

Welche Kosten werden gefördert?

Projektmanagement – 500 Euro Pauschale pro Monat

Ihr könnt die Pauschale von 500 Euro pro Monat für alle Ausgaben verwenden, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eures Projekts anfallen, z.B. für Material, Raummiete, Honorare, Fahrtkosten, Druckkosten für Flyer und Plakate etc.

Coach – bis zu 12 Tage à 214 Euro

Außerdem könnt ihr euch bei Bedarf von einem Coach bei eurem Projekt unterstützen lassen. Ein Coach kann euch dabei helfen, euer Projekt zu planen und euch Tipps für die Durchführung und Evaluierung geben, je nachdem was ihr braucht. Ihr könnt bis zu 12 Tage Unterstützung durch einen Coach beantragen. 

Außergewöhnliche Kosten – 100%ige Förderung der tatsächlichen Kosten

Es ist ein wichtiges Ziel des Europäischen Solidaritätskorps, Jugendliche mit geringeren Chancen und Behinderungen einzubinden. Wenn dies auf eines eurer Gruppenmitglieder zutrifft und euch dadurch zusätzliche Kosten entstehen (z.B. durch eine Begleitperson, Dolmetscher, besondere Materialien etc.), könnt ihr dies in eurem Antrag beschreiben. Die tatsächlich entstandenen Kosten werden dann zu 100 % erstattet.

Wie werden die Kosten abgerechnet?

Die 500 Euro pro Monat sind eine Pauschale für eure Projektkosten. Das bedeutet, dass ihr am Ende des Projekts keine Belege zur Abrechnung einreichen müsst. Trotzdem ist es wichtig, dass ihr für eure Ausgaben Belege habt und diese noch 5 Jahre nach Projektende aufbewahrt, denn per Zufall werden ein paar Projekte nach Abschluss im Detail durch uns geprüft und dafür müsstet ihr dann mit den Belegen nachweisen können, dass euer Projekt wie geplant stattgefunden hat. Wenn ihr gegen Ende der Projektlaufzeit merkt, dass ihr noch Geld übrig habt, könnt ihr es für eine zusätzliche Aktivität verwenden, beispielsweise für ein Treffen, auf dem ihr Ideen für weitere Projekte entwickelt und einen neuen Antrag für ein Solidaritätsprojekt vorbereitet.

Falls ihr euch einen Coach zur Unterstützung holt, muss dieser euch einen Nachweis über seine Tätigkeit für das Projekt unterzeichnen (Time Sheet). Eine Vorlage dafür findet ihr im Dokumentencenter. Für den Coach ist ein Tagessatz von 214 Euro angesetzt.

Wenn in eurem Projekt außergewöhnliche Kosten für die Einbindung von Jugendlichen mit geringeren Chancen oder Behinderungen anfallen, müsst ihr diese belegen, da hier die tatsächlich entstandenen Kosten gefördert werden (keine Pauschale). Bewahrt also Quittungen für Materialkosten auf und lasst euch für Dienstleistungen wie z.B. für Übersetzungen Rechnungen ausstellen.

Wer wird im MobilityTool+ eingetragen?

Im MobilityTool+ werden nur die Mitglieder eurer Gruppe als Teilnehmende eingetragen. Die Menschen aus eurer Umgebung, mit denen ihr sonst noch im Laufe des Projekts zusammenarbeitet (z.B. andere Jugendliche aus eurem Viertel, Geflüchtete, Bewohner eines Seniorenheims etc.) müsst ihr nicht im MobilityTool+ eintragen.

Müssen wir Teilnehmerlisten führen?

Nein, es reicht, wenn die Mitglieder der Gruppe im MobilityTool+ eingetragen werden. Auch alle anderen Menschen, die im Rahmen des Projekts beteiligt sind, müssen keine Teilnehmerlisten unterzeichnen.

Website der Datenbank Zur Tool Übersicht