Mobility Tool+
Abrechnung von Freiwilligenprojekten (bis 2020 beantragte Projekte)
Das Mobility Tool+ ist eine webbasierte Datenbank zur Verwaltung und Abrechnung Ihrer Projekte. Die Nutzung ist für Sie verpflichtend. Nur über das Mobility Tool+ können Sie Ihren Abschlussbericht einreichen. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Projekt im Mobility Tool+ eingesehen und bearbeitet werden kann. Nutzen Sie Ihren EU-Login, um sich anzumelden und mit der Bearbeitung zu starten. Die folgenden sechs Schritte sind erforderlich:
- Organisationen anlegen
Rufen Sie Ihr Projekt im Mobility Tool+ auf und klicken Sie auf den Reiter „Organisations“. Hier können Sie die an Ihrem Projekt beteiligten Partnerorganisationen anlegen. Klicken Sie dafür oben rechts auf die grüne Schaltfläche „+create“ und tragen anschließend die OID Ihrer Partnerorganisationen ein. - Aktivitäten vervollständigen
Klicken Sie auf den Reiter „Activities“. Hier sehen Sie alle Aktivitäten, die Sie im Antragsformular angelegt haben. Wählen Sie die Aktivität aus, deren Daten Sie vervollständigen möchten. Klicken Sie anschließend rechts auf das Bleistift-Symbol und ergänzen Sie in der erscheinenden Eingabemaske die geforderten Daten. Wenn Sie neue Aktivitäten anlegen möchten, klicken Sie im oberen Bereich auf die grüne Schaltfläche „+create“ und tragen die geforderten Daten zur neuen Aktivität ein. - Daten der Teilnehmenden übertragen
Die Daten der Teilnehmenden müssen aktiv aus dem PASS-Tool übertragen werden. Klicken Sie dazu auf den Reiter „Participants“. Sie können die Daten abrufen, indem Sie oben rechts auf den Link „retrieve now“ klicken. Bitte beachten Sie, dass das Matching im PASS-Tool durchgeführt sein muss, bevor die Daten übertragen werden können. - Teilnehmende mit einer Aktivität verknüpfen
Klicken Sie auf den Reiter „Participants“. Wählen Sie aus der Liste den Teilnehmenden aus, den Sie mit einer Aktivität verknüpfen möchten. Klicken Sie anschließend rechts auf die Schaltfläche „Add participation“ und ordnen den Teilnehmenden einer Aktivität zu. - Daten der Teilnehmenden vervollständigen
Klicken Sie auf den Reiter „Participants“. Wählen Sie aus der Liste den Teilnehmenden aus, dessen Daten Sie vervollständigen wollen. Klicken Sie anschließend rechts auf das Bleistift-Symbol und ergänzen Sie der erscheinenden Eingabemaske die Daten. - Schlussbericht schreiben
Klicken Sie auf den Reiter „Reports“ und nutzen Sie die blaue Schaltfläche „Generate Beneficiary Report“, um den Abschlussbericht zu erstellen. Dieser enthält Fragen zu verschiedenen Aspekten des Projekts (Ziele und Themen, Durchführung, Aktivitäten, Profil der Teilnehmenden, Lernergebnisse, Verbreitung der Ergebnisse, Zukunftspläne). Außerdem müssen Sie eine Zusammenfassung des Projektes in deutscher und englischer Sprache verfassen. Wenn der Bericht fertig ist, erscheint die Schaltfläche „Start Submission Process“, um die Übermittlung zu starten.
Eine Zusammenfassung der einzelnen Arbeitsschritte finden Sie im folgenden Dokument: Checkliste: Abrechnung Mobility Tool+ (201,41 kB, pdf)
Abrechnung von Solidaritätsprojekten (bis 2020 beantragte Projekte)
Um euer Projekt zu verwalten, zu dokumentieren und abzurechnen, könnt ihr das Mobility Tool+ nutzen. Sobald euer Projekt bewilligt wurde und der Fördervertrag unterschrieben ist, bekommt ihr eine E-Mail mit der Information, dass euer Projekt ins Mobility Tool+ übertragen wurde. Dort könnt ihr euer Projekt einsehen und den Schlussbericht erstellen. Dafür sind die folgenden sechs Schritte nötig:
- Gruppenmitglieder anlegen
Wenn ihr den Reiter „Participants“ aufruft, könnt ihr die Mitglieder eurer Gruppe anlegen. Dafür klickt ihr oben rechts auf die grüne Schaltfläche „+create“ und tragt anschließend die Persönliche Registrierungsnummer (PRN) jedes einzelnen Mitglieds ein. Die PRN habt ihr bei der Registrierung im ESK-Portal erhalten. Legt bitte alle Gruppenmitglieder vor Projektbeginn im Mobility Tool+ an. Wenn sich die Gruppenzusammensetzung ändern sollte, könnt ihr die neuen Mitglieder nach Rücksprache mit der Nationalen Agentur im Mobility Tool+ direkt hinzufügen. - Teilnehmerberichte ausfüllen
Sobald die Projektlaufzeit vorbei ist, erhält jedes Mitglied eurer Gruppe automatisch einen eigenen Fragebogen per E-Mail zugeschickt. Diesen Fragebogen nennen wir auch Teilnehmerbericht. Darin möchten wir wissen, welche persönlichen Erfahrungen jeder Einzelne von euch während des Projekts gemacht habt. Keine Sorge! Ihr müsst keine langen Texte schreiben. In dem Fragebogen gibt es bei fast allen Fragen Kästchen zum Ankreuzen. Bitte denkt unbedingt daran, alle Teilnehmerberichte auszufüllen und abzuschicken. Sie sind nämlich fester Bestandteil der Projektabrechnung. - Budget eintragen
Wenn ihr den Reiter „Budget“ aufruft, könnt ihr die Anzahl der Projektmonate und die Anzahl der Coaching-Tage noch einmal kontrollieren. Sollte sich etwas geändert haben, könnt ihr die Anzahl der Tage anpassen und eure Änderungen anschließend über den Button „Save“ speichern. - Außergewöhnlichen Kosten eintragen (optional)
Wenn ihr den Reiter „Exceptional Costs“ aufruft, könnt ihr die außergewöhnlichen Kosten eintragen, die während eures Projekts angefallen sind. Diese Option gilt nur dann, wenn für euer Projekt auf Antragsebene außergewöhnliche Kosten bewilligt worden sind. Wenn ihr keine außergewöhnlichen Kosten beantragt habt, tragt ihr hier nichts ein. Dieser Reiter ist dann für euch nicht relevant. - Schlussbericht schreiben
Wenn ihr den Reiter „Reports“ aufruft, könnt ihr die blaue Schaltfläche „Generate Beneficiary Report“ nutzen, um den Abschlussbericht zu öffnen und die darin gestellten Fragen zu beantworten. - Anhänge anfügen und Schlussbericht übermitteln
Wenn ihr alle Fragen beantwortet habt, müsst ihr noch die vom rechtlichen Vertreter eurer Gruppe unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung anhängen. Wenn ihr einen Coach hattet, müsst ihr den Arbeitszeitnachweis für den Coach anhängen. Wenn ihr außergewöhnliche Kosten hattet, müsst ihr die Belege anhängen. Sobald ihr alle Anhänge hinzugefügt habt, könnt ihr den Bericht übermitteln.
Eine Zusammenfassung der einzelnen Arbeitsschritte findet ihr im folgenden Dokument: Checkliste Mobility Tool+ für Solidaritätsprojekte (220,04 kB, pdf).