Fragen und Antworten zu Projekten während der Corona-Krise

In der Corona-Pandemie erlebt die europäische Jugendarbeit eine Situation, auf die sich keiner hat vorbereiten können. Die Auswirkungen auf das Europäische Solidaritätskorps sind weitreichend. Träger, Organisationen und Teilnehmende am EU-Programm stehen vor vielen Fragen, ob, wie und wann ihre Projekte und europäischen Partnerschaften fortgeführt werden können.

JUGEND für Europa steht im ständigen Austausch mit der EU-Kommission und den anderen Nationalen Agenturen, um Probleme zu identifizieren und Lösungen anzubieten. Wir stellen Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen hier zusammen.

Sprunganker: Fragen zu den Regeln für unmittelbar vom Eintreten der Krise betroffene Projekte
Sprunganker: Fragen zu Regeln für virtuelle und gemischte Aktivitäten

Erläuternde Hinweise

Bitte beachten Sie: Alle im ersten Teil beschriebenen Ausnahmeregelungen gelten für Projekte aus vorangegangenen Jahren, die zum Zeitpunkt des Eintretens der Corona-Krise im März 2020 bereits liefen und in ihrer Umsetzung unmittelbar vom unvorhersehbaren Eintreten der Krise betroffen waren.

Für alle weiteren Projekte (auch für Projekte aus den ersten beiden Antragsrunden 2020 sowie für Projektanträge, die 2020 noch eingereicht werden) und Aktivitäten, die nach dem 24.06.2020 stattfinden, gelten grundsätzlich die Richtlinien aus dem Programmleitfaden.

Wegen der Corona-Pandemie gibt es aber bei Bedarf die Möglichkeit für Projekte, die bis einschließlich der ersten Antragsrunde 2020 beantragt wurden, die Projektlaufzeit um zwölf Monate zu verlängern. Auch für später beantragte und bewilligte Projekte kann, so lange die Ausnahmesituation der Corona-Pandemie andauert, mit entsprechender Begründung eine Verlängerung der Projektlaufzeit im Rahmen der üblichen Richtlinien beantragt werden.

Außerdem besteht ab 24.06.20 (und solange die Ausnahmesituation andauert) die Möglichkeit, einzelne Aktivitäten auch in einer Mischform aus virtueller und physischer Aktivität oder bei einzelnen Aktivitätstypen als virtuelle Aktivität durchzuführen.

Hinweis zu Reisewarnungen (Stand 28.09.2020)

Nach wie vor bestehen im Kontext der Coronapandemie weitreichende Reisebeschränkungen für die Einreise von Drittstaatsangehörigen in den Schengenraum wie auch umgekehrt. Außerdem werden momentan zunehmend auch wieder Reisewarnungen innerhalb der Programmländer ausgesprochen.

Bitte beachten Sie bei der Planung von Projekten, dass diese weiterhin von der Pandemie und damit zusammenhängenden Reisebeschränkungen betroffen sein können. Die Europäische Kommission hat grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten geschaffen, mit dieser Situation umzugehen, unter anderem die Verschiebung oder Verlängerung von Projektzeiträumen sowie die Umsetzung virtueller oder gemischter Mobilitäten.

Bitte beachten Sie dies bei Ihren Planungen und nutzen Sie die zur Verfügung gestellten Möglichkeiten. Darüber hinausgehende Ausnahmeregelungen und die Anerkennung zusätzlicher Kosten unter force majeure sind hingegen nur möglich, wenn die Kriterien der Unvorhersehbarkeit und Unvermeidbarkeit nachweislich zutreffen. Dies wäre z.B. bei zum Zeitpunkt einer Buchung geltenden Reisewarnungen nicht der Fall.

Falls vonseiten der Kommission andere oder weitergehende Lösungen gefunden werden sollten, werden wir unverzüglich darüber informieren.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Updates zu Ihrem Projekt an die für Sie zuständigen Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa.

Regeln für Projekte mit Projektbeginn vor Ausbruch der Corona-Pandemie im März 2020

Umgang mit Freiwilligenaktivitäten

Das geplante Freiwilligenprojekt lässt sich durch die derzeitige Lage nicht wie gedacht durchführen. Kann ich die Aktivität verschieben? Und wenn ja, was ist mit den Kosten, die vor Aktivitätsbeginn entstanden sind?

Wenn die Aktivität im April oder Mai 2020 starten sollte und der Vertrag mit dem/der Freiwilligen bereits unterzeichnet war, ist eine Verschiebung der Tätigkeit möglich. In diesem Fall können Sie bestimmte Ausgaben als „exceptional costs“ (außergewöhnliche Kosten) geltend machen. Hierzu zählen Reisekosten, sowie Projektmanagementkosten und Aktivitätskosten, die unmittelbar mit dem Freiwilligendienst zusammenhängen (Vorbereitung und Unterstützung der Teilnehmenden, Mietkosten, Stromrechnung) und die nicht kostenfrei storniert werden konnten.

Grundsätzlich gilt, dass die maximale Fördersumme nicht überschritten werden kann und spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns eingereicht werden muss. Wichtig ist, dass Ihnen zweifelsfreie Belege zum Nachweis dieser Kosten vorliegen und entsprechend dem Formular bzw. nach Aufforderung eingereicht werden können.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über eine Verschiebung. Stimmen Sie dazu bitte mit Ihrer zuständigen Kontaktperson bei JUGEND für Europa die fördertechnischen Konsequenzen und die weiteren Schritte ab. Falls notwendig, beantragen Sie bitte rechtzeitig eine Verlängerung der Projektlaufzeit.

Wir haben uns entschieden, das geplante, noch nicht begonnene Projekt ganz abzusagen und nicht zu verschieben. Was passiert mit den Kosten, die bereits entstanden sind?

Wenn das geplante Projekt vor Beginn komplett abgesagt wird, können Sie Ausgaben, die unmittelbar mit dem Freiwilligenprojekt zusammenhängen und nicht kostenfrei stornierbar waren, als „exceptional costs“ (außergewöhnliche Kosten) geltend machen. Hierfür sind dieselben Schritte notwendig, wie in der vorherigen Frage beschrieben.

Kann ich das bereits angelaufene Projekt für einen bestimmten Zeitraum unterbrechen und später wiederaufnehmen?

Ja, das ist möglich. Während der Unterbrechung finden keinerlei Aktivitäten statt. Der/Die Teilnehmende verliert damit den Freiwilligenstatus, kann aber über CIGNA versichert bleiben. Falls die Versicherung durch CIGNA nicht benötigt wird, sollte der/die Freiwillige für die Zeit der Unterbrechung abgemeldet werden, damit bei einer späteren Wiederaufnahme des Dienstes der maximale Versicherungszeitraum von 14 Monaten nicht überschritten wird. Bitte stellen Sie sicher, dass die Freiwilligen frühzeitig über diese Konsequenzen informiert sind.

Während einer Projektunterbrechung besteht kein Anspruch auf Festbeträge und Pauschalen. Sie können aber unvermeidbare Kosten, die unmittelbar mit der Aktivität zusammenhängen (z.B. Miete oder Strom), über die Budgetkategorie „exceptional costs“ (außergewöhnliche Kosten) geltend machen. JUGEND für Europa geht davon aus, dass hierbei nach guten, kostengünstigen Lösungen gesucht wird und unvermeidbare Kosten für einen Zeitraum von max. drei Monaten anfallen. In begründeten Fällen ist eine Kostenübernahme bis zum Aktivitätsende möglich. Die maximale Fördersumme kann allerdings nicht überschritten werden.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über die Unterbrechung des Dienstes (unter Angabe der Projektnummer, Namen des/der Freiwilligen, Datum des Aktivitätsbeginns und Datum der Aktivitätsunterbrechung). Dasselbe gilt für den Fall der Wiederaufnahme des Dienstes.

Falls notwendig, beantragen Sie bitte rechtzeitig eine Verlängerung der Projektlaufzeit.

In Abstimmung mit dem/der Freiwilligen haben wir uns dazu entschlossen, den geplanten Einsatz wegen der Corona-Krise vorzeitig abzubrechen. Wie gehe ich nun vor?

Wenn ein/e Freiwillige/r wegen der Corona-Krise den Dienst vorzeitig beendet und in das Heimatland zurückgereist ist, können Sie alle bis zum Zeitpunkt des Abbruchs angefallenen Fördermittel abrechnen. Falls nachweislich noch unvermeidbare Kosten anfallen, die mit der Freiwilligen-Tätigkeit in unmittelbarem Zusammenhang stehen (Miete, Stromrechnung etc.), können diese über exceptional costs (außergewöhnliche Kosten) geltend gemacht werden. Die Nichtvermeidbarkeit der Kosten muss hierbei nachgewiesen werden (z.B. Kündigungsschreiben, Mietvertrag). Die maximale Fördersumme kann nicht überschritten werden.

Über den Abbruch des Dienstes informieren Sie JUGEND für Europa bitte schriftlich.

Kann ein Freiwilliger einen zweiten Freiwilligendienst absolvieren, wenn er aufgrund der Corona-Krise seinen Dienst nicht regulär beenden konnte?

Wenn Freiwillige ihren Dienst aufgrund der Corona-Krise vorzeitig abbrechen mussten, können sie einen zweiten Freiwilligendienst ableisten. Zusammengenommen dürfen die beiden Einsätze die Höchstdauer von maximal 12 Monaten jedoch nicht überschreiten.

Kann der/die Freiwillige seine/ihre ursprünglich geplante Aktivität alternativ durch eine andere Aktivität ersetzen, wenn er/sie bereits vor Ort ist?

Wenn der Dienst nicht in der geplanten Form fortgeführt werden kann, da das Aufnahmeprojekt vorübergehend geschlossen wurde und/oder die Freiwilligen aufgrund von Reisewarnungen in das Heimatland zurückkehren mussten, kann der Dienst in alternativer Form fortgeführt werden. Dies ist beispielsweise durch Homeoffice im Einsatz- oder Heimatland möglich. Der/Die Freiwillige kann sich auch im lokalen Umfeld gemeinnützig engagieren. Sobald möglich, sollte der Dienst wieder in der geplanten Form fortgeführt werden. In jedem Fall ist es notwendig, JUGEND für Europa umgehend schriftlich über die geänderten Tätigkeiten und den ggf. geänderten Aufenthaltsort zu informieren.

Der Dienst unseres/unserer Freiwilligen ist beendet, er/sie kann aber zur Zeit nicht in das Heimatland zurückreisen. Was gilt hier?

Wenn der/die Freiwillige gezwungen ist, im Aufnahmeland zu bleiben, weil eine Rückreise ins Heimatland nachweislich (z.B. Auswärtiges Amt) nicht möglich ist, können die Aktivitätskosten für Unterkunft, Verpflegung, Betreuung und das ÖPNV-Ticket sowie Taschengeld für Freiwillige weiterhin abgerechnet werden. Dies gilt bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Ausreise möglich ist. Falls die maximale Laufzeit der CIGNA-Versicherung von 14 Monaten noch nicht ausgeschöpft ist, kann der Versicherungszeitraum entsprechend verlängert werden. Die bewilligte Fördersumme kann in der Regel nicht überschritten werden. Falls diese nicht ausreicht, setzen Sie sich bitte mit uns für eine Ausnahmeregelung in Verbindung.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah schriftlich über diese Situation. Stimmen Sie dazu bitte mit Ihrer zuständigen Kontaktperson bei JUGEND für Europa die fördertechnischen Konsequenzen und die weiteren Schritte ab.

Wir haben den Einsatz eines Freiwilligenteams in diesem Jahr geplant. Die Teilnehmenden aus anderen Ländern können aufgrund der coronabedingten Reisebeschränkungen und Quarantäneregeln nicht anreisen. Kann das Projekte trotzdem stattfinden oder muss es abgesagt werden?

Wenn die Teilnahme von jungen Menschen aus einem anderen Land an dem Einsatz eines Freiwilligenteams aufgrund der COVID-19-Pandemie nicht möglich ist, kann ein Freiwilligenteam in 2020 ausnahmsweise auch nur mit Teilnehmenden aus Deutschland durchgeführt werden, solange über andere Wege, wie z.B. digitale Beteiligung, doch auch möglichst eine europäische Dimension mitbedacht ist.

Was muss ich bei der Abrechnung beachten? Was muss ich dokumentieren?

Bitte wählen Sie im Mobility Tool+ die Option „Covid-19“ aus, wenn Ihr Projekt von der Corona-Krise betroffen war. Wenn Sie außergewöhnliche Kosten geltend machen möchten, klicken Sie bitte zusätzlich die Option „Force Majeure“ an. Bitte füllen Sie außerdem das Formular „Erklärung force majeure“ aus, fügen alle relevanten Belege hinzu und reichen alles zusammen mit dem Abschlussbericht ein.

Nach Projektende muss im Schlussbericht nachvollziehbar dargelegt werden, ob und wie die im Antrag geplanten Aktivitäten umgesetzt wurden und wie mit Abweichungen (z.B. bedingt durch Corona) umgegangen wurde. Es muss ersichtlich sein, dass dennoch Aktivitäten stattfanden, die eine Förderung rechtfertigen.

Umgang mit Arbeitsstellen und Praktika

Für Arbeitsstellen und Praktika gelten die gleichen Hinweise wie für Freiwilligendienste.

Umgang mit Solidaritätsprojekten

Aufgrund der Corona-Situation konnten wir geplante Aktivitäten nicht durchführen. Können wir diese zu einem späteren Zeitpunkt nachholen, auch wenn die offizielle Projektlaufzeit dann abgelaufen ist?

Ja, dazu kann die Projektlaufzeit auf bis zu maximal 24 Monate verlängert werden. So können Aktivitäten, die aufgrund der Corona-Situation nicht stattfinden konnten, zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Wichtig hierbei ist, dass das in der Finanzhilfevereinbarung bewilligte Budget nicht erhöht werden kann, es bleibt also bei der bewilligten Förderhöchstsumme.

Die Beantragung einer Verlängerung der Projektlaufzeit muss schriftlich per E-Mail an die für das Bundesland zuständigen Ansprechpartner/in bei JUGEND für Europa erfolgen, unter Angabe der Projektnummer, kurzer Schilderung des Hintergrunds und Nennung des neuen Start- und/oder Enddatums des Projekts. Es wird dann per Post eine Vertragsänderung zugeschickt.

Wir können unser Projekt nicht wie geplant durchführen und haben uns dazu entschlossen, es abzubrechen. Was gilt in diesem Fall?

Ist eine Verschiebung der Aktivitäten nicht möglich, kann das Projekt auch vorzeitig beendet werden. Dadurch verringert sich die Anzahl der Projektmonate, was eine Budgetkürzung zur Folge hat. Die Budgetkürzung und gegebenenfalls die Aufforderung zur Rückzahlung von Fördergeldern erfolgt nach der Prüfung des Schlussberichts.

Ein Projektabbruch muss schriftlich per E-Mail erfolgen, unter Nennung der Projektnummer und Schilderung des Hintergrunds für den Abbruch.

In den Coronazeiten werden vermehrt freiwillige Helfer an unterschiedlichsten Stellen gesucht. Kann ich das mit dem Solidaritätsprojekt verbinden?

Falls ihr euch aufgrund der aktuellen Situation gerne anderweitig solidarisch engagieren wollt, z.B. im Bereich der Nachbarschaftshilfe, begrüßen wir das sehr.

Grundsätzlich können die Fördermittel für Solidaritätsprojekte jedoch nicht für andere als die im Antrag beschriebenen Aktivitäten verwendet werden. Kleinere Änderungen von Aktivitäten oder auch die Nutzung virtueller/digitaler Tools sind je nach Projekt und nach Absprache mit JUGEND für Europa möglich.

Für alle genannten Optionen gilt:

Nach Projektende muss im Schlussbericht nachvollziehbar dargelegt werden, ob und wie die im Antrag geplanten Aktivitäten umgesetzt wurden und wie mit Abweichungen (z.B. bedingt durch Corona) umgegangen wurde. Es muss ersichtlich sein, dass dennoch Aktivitäten stattfanden, die eine Förderung über das Europäische Solidaritätskorps rechtfertigen. 

Regeln für virtuelle und gemischte Aktivitäten

Umgang mit laufenden und kommenden Projekten / Aktivitäten

Auch wenn die weltweite Reisewarnung aufgehoben ist, bleibt es teils schwierig, grenzüberschreitende Mobilitäten und reale Treffen umzusetzen. Gibt es die Möglichkeit, bewilligte Projekte durch virtuelle Zusammenarbeit zu ersetzen?

Das Europäische Solidaritätskorps ist grundsätzlich ein Mobilitätsprogramm, in dessen Zentrum die reale Begegnung und das solidarische Arbeiten und Lernen in anderen Ländern stehen. Wir empfehlen daher, grundsätzlich zunächst die Möglichkeit einer Verschiebung oder Verlängerung des Projektzeitraums zu prüfen, bevor andere Lösungsmöglichkeiten ins Auge gefasst werden.

Da davon auszugehen ist, dass die Ausnahmesituation durch COVID-19 noch anhalten und die "normale" Durchführung von Projekten weiter erschweren wird, sind seit dem 24.06.2020 und bis auf Weiteres unter bestimmten Bedingungen auch ganz oder teilweise virtuelle Aktivitäten möglich, ohne dass höhere Gewalt vorliegen muss. Die Bedingungen dafür unterscheiden sich je nach Projekttyp, von denen wir die wichtigsten hier zusammengestellt haben:

Freiwilligendienste

  • Es ist möglich, virtuelle und physische Aktivität während des Freiwilligendienstes zu kombinieren. Zum Beispiel kann die Freiwilligenaktivität mit einer virtuellen Phase beginnen und anschließend im Aufnahmeland physisch fortgesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass die Präsenzphase vor Ort bei einem Freiwilligendienst mindestens 60 Tage am Stück dauern muss, bei einem Freiwilligenteam mindestens 2 Wochen. Die entsprechenden Regeln zur Mindestdauer finden Sie im Programmhandbuch.
  • Insgesamt darf die zulässige Höchstdauer für den Freiwilligendienst nicht überschritten werden, auch wenn virtuelle und physische Phasen miteinander kombiniert werden.
  • Sofern weiterhin eine Situation höherer Gewalt aufgrund der Corona-Pandemie besteht, kann die physische Aktivitätsphase verkürzt oder gestrichen und durch eine längere virtuelle Phase ersetzt werden. Virtuelle und physische Phasen müssen nicht direkt aufeinander folgen, sondern können mit einer zeitlichen Unterbrechung stattfinden.
  • Während der virtuellen Phase werden die Pauschalen für das Taschengeld und die Inklusionsunterstützung regulär weitergezahlt. Von den Aktivitätskosten erhält der Träger 35% des regulären Tagessatzes.
  • In begründeten Ausnahmefällen können außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Ausleihe von technischer Ausrüstung, beziehungsweise Dienstleistungen für die virtuelle Arbeit, bewilligt werden (in Höhe von 75% der nachgewiesenen Kosten), sofern dies für die Durchführung der virtuellen Tätigkeiten nachweislich erforderlich ist. Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Zusätzlich können außergewöhnliche Kosten bewilligt werden, um jungen Menschen mit geringeren Chancen die Teilnahme an virtuellen Arbeitsphasen zu ermöglichen (in Höhe von 100% der nachgewiesenen Kosten). Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Ein vorbereitender Planungsbesuch kann virtuell umgesetzt werden. In diesem Fall wird keine Förderung gewährt, die bewilligten Mittel können aber auf andere Aktivitäten oder in andere Budgetkategorien verschoben werden.
  • Der Online-Sprachkurs (OLS) steht den Teilnehmenden während der gesamten Freiwilligentätigkeit zur Verfügung, unabhängig davon, ob gerade eine virtuelle oder eine physische Phase durchgeführt wird. Dasselbe gilt für die Dokumentation der Lernergebnisse im Youthpass.

Arbeitsstellen & Praktika

  • Es ist möglich, virtuelle und physische Aktivität zu kombinieren. Zum Beispiel kann der Dienst mit einer virtuellen Phase beginnen und anschließend im Aufnahmeland physisch fortgesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass die Präsenzphase vor Ort bei Praktika mindestens 60 Tage am Stück dauern muss, bei Arbeitsstellen mindestens 90 Tage. Die entsprechenden Regeln zur Mindestdauer finden Sie im Programmhandbuch. Insgesamt darf die zulässige Höchstdauer für den Dienst nicht überschritten werden, auch wenn virtuelle und physische Phasen miteinander kombiniert werden.
  • Sofern weiterhin eine Situation höherer Gewalt aufgrund der Corona-Pandemie besteht, kann die physische Aktivitätsphase verkürzt oder gestrichen und durch eine längere virtuelle Phase ersetzt werden. Virtuelle und physische Phasen müssen nicht direkt aufeinander folgen, sondern können mit einer zeitlichen Unterbrechung stattfinden.
  • Während der virtuellen Phase werden die Pauschalen für die Aktivitätskosten und die Inklusionsunterstützung regulär weitergezahlt. Die Umzugsbeihilfe (relocation allowance) wird nur für die Dauer der Präsenzphase bezahlt.
  • In begründeten Ausnahmefällen können außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Ausleihe von technischer Ausrüstung, beziehungsweise Dienstleistungen für die virtuelle Arbeit, bewilligt werden (in Höhe von 75% der nachgewiesenen Kosten), sofern dies für die Durchführung der virtuellen Aktivitäten nachweislich erforderlich ist. Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Zusätzlich können außergewöhnliche Kosten bewilligt werden, um jungen Menschen mit geringeren Chancen die Teilnahme an virtuellen Arbeitsphasen zu ermöglichen (in Höhe von 100% der nachgewiesenen Kosten). Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Ein vorbereitender Planungsbesuch kann virtuell umgesetzt werden. In diesem Fall wird keine Förderung gewährt, die bewilligten Mittel können aber auf andere Aktivitäten oder in andere Budgetkategorien verschoben werden.
  • Der Online-Sprachkurs (OLS) steht den Teilnehmenden während der gesamten Tätigkeit zur Verfügung, unabhängig davon, ob gerade eine virtuelle oder eine physische Phase durchgeführt wird. Dasselbe gilt für die Dokumentation der Lernergebnisse im Youthpass.

Solidaritätsprojekte

  • In begründeten Ausnahmefällen  können außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Ausleihe von technischer Ausrüstung, beziehungsweise Dienstleistungen für die virtuelle Arbeit, bewilligt werden (in Höhe von 75% der nachgewiesenen Kosten), sofern dies für die Durchführung der Aktivitäten nachweislich erforderlich ist. Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.
  • Es können außergewöhnliche Kosten bewilligt werden, um Gruppenmitgliedern mit geringeren Chancen die Teilnahme an virtuellen Arbeitsphasen zu ermöglichen (in Höhe von 100% der nachgewiesenen Kosten). Hierfür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Eine Erhöhung des Gesamtbudgets zur Deckung der zusätzlichen Kosten ist nicht möglich.

Formale Schritte

  • Bitte setzen Sie sich unbedingt rechtzeitig mit Ihrer Kontaktperson bei JUGEND für Europa in Verbindung, wenn Sie eine virtuelle oder gemischte Aktivität planen, um die Möglichkeiten und Bedingungen durchzusprechen und die nötigen formalen Schritte rechtzeitig umsetzen zu können.
  • Um eine virtuelle Aktivität durchführen zu können, ist eine Vertragsergänzung erforderlich, die Sie bereits per Post erhalten haben. Diese Vertragsergänzung muss vor Beginn der virtuellen Aktivität von Ihnen unterschrieben an JUGEND für Europa zurückgeschickt werden.
  • Sie müssen vor Beginn der Aktivität ein überzeugendes Konzept für den virtuellen Freiwilligendienst vorlegen. Dieses Konzept muss von der zuständigen Programmreferentin / dem Programmreferenten bewilligt werden.
  • Wir erteilen die Zustimmung für die virtuellen Aktivitäten zunächst nur für zwei Monate. Dadurch können die Freiwilligen bei einem potenziellen Abbruch nach zwei Monaten noch einen weiteren ESK-Freiwilligendienst anschließen.
  • Wenn der virtuelle Freiwilligendienst fortgeführt werden soll, muss von der Organisation UND von den Freiwilligen alle drei Monate ein Update an JUGEND für Europa geschickt werden.
  • Wir empfehlen Ihnen, das Activity Agreement für die Dauer der virtuellen Aktivität anzupassen, um eventuelle Veränderungen in der Aufgabenverteilung oder der Budgetverwaltung festzulegen.
  • Der Beginn der virtuellen Aktivität ist auch dann möglich, wenn aufgrund der Corona-Situation keine Botschaftstermine an Freiwillige vergeben werden und das Visum daher noch nicht vorliegt.
  • In der Regel ist die Aktivität förderfähig, wenn nach der virtuellen Phase eine physische Präsenzphase im Aufnahmeland anschließt. Sollte dies aufgrund der Covid19-Situation überhaupt nicht möglich sein, ist nach Einzelfallprüfung auch eine komplette virtuelle Aktivität förderfähig.
  • Wenn Sie eine gemischte Aktivität durchführen, füllen Sie bitte das „Formular zur Dokumentation von gemischten Aktivitäten“ aus und lassen es von der Aufnahmeeinrichtung unterschreiben.